Coronaviruspandemin har dramatiskt förändrat hur professionella deltar i möten och samarbetar. Med stängning av kontor och ökningen av fjärrarbete globalt har videokonferenser blivit normen för många människor.
Medan videokonferensplattformar som Zoom, Microsoft Teams och Google Meet har gjort det möjligt för människor att hålla kontakten under koronaviruspandemin, går videosamtal inte alltid enligt plan. Det finns många problem som kan uppstå under ett videosamtal, oavsett om det är en instabil internetanslutning, oönskade bakgrundsljud, en distraherande bakgrund, en mikrofon av dålig kvalitet eller något annat.
Men lyckligtvis finns det många saker du kan göra för att förbättra din videokonferensupplevelse. Du kan till exempel skapa ett schema, stänga av mikrofonen när andra talar, använda brusreducerande hörlurar, ställa in en bakgrund, genomföra tekniska kontroller före ett samtal, se till att du sitter i ett väl upplyst rum och mycket av andra steg. Fortsätt läsa för att lära dig hur du kan ta dina videosamtal till nästa nivå.
- Dessa är de bästa molntelefonsystemen på marknaden
Stäng av mikrofonen när du inte talar
När du har ett videosamtal med flera personer finns det inget mer irriterande än att höra bakgrundsljud från mikrofonen hos någon som inte talar. Som ett resultat blir högtalarna distraherade medan de som lyssnar inte kan höra vad talaren säger.
Det är vanligt att stänga av mikrofonen om du inte pratar under ett videosamtal. Detta säkerställer att din mikrofon av misstag inte tar upp bakgrundsljud som orsakar störningar vid ett videosamtal.
Ställ in ett schema
Oorganiserade videosamtal är en mardröm, särskilt när människor ständigt avbryter varandra, värden fortsätter att växla mellan ämnen, eller om samtalet pågår i timmar och timmar. Det är därför som förberedelse är viktigt.
Men hur ser du till att ett videosamtal är välorganiserat? Ett bra sätt att göra detta är att skapa ett schema som anger alla tidpunkter, högtalare, ämnen, mål och andra viktiga komponenter i ett videomöte. När du har skapat ett schema kan du skicka det till alla deltagare innan videosamtalet äger rum och lägga till det i beskrivningen av samtalet.
Använd hörlurar
Många använder den inbyggda mikrofonen och högtalarna på sin bärbara dator, stationära dator, smartphone eller surfplatta för att delta i videosamtal. Men det finns många anledningar till varför du inte borde göra det, till exempel att enhetens mikrofon plockar upp bakgrundsljud, standardmikrofonen har tekniska svårigheter eller att andra kan höra ett videosamtal eftersom du sitter på en allmän plats eller ett upptaget kontor.
Så finns det ett alternativ till att använda enhetens mikrofon och högtalare för videosamtal? Ja, du kan helt enkelt ansluta ett par brusreducerande hörlurar. Dessa kommer att blockera bakgrundsljud, ta upp din röst exakt och se till att ingen kan lyssna på dina videosamtal. Här är några alternativ att prova.
Köp en separat webbkamera
Nuförtiden har de allra flesta anslutna enheter framåtvända kameror för videosamtal. Men om din enhet inte har en eller om kvaliteten på din inbyggda webbkamera inte är bäst kan du alltid köpa en enskild webbkamera för att ansluta till din enhet. Om du behöver hjälp med att välja en bra modell har vi redan sammanställt de bästa webbkamerorna.
Ställ in en bakgrund
Oavsett om du sitter på en upptagen kafé, ligger i sängen eller går på gatan, är det ofta tillfällen när din bakgrund inte är lämplig för ett professionellt videosamtal. Men det fantastiska med moderna videokonferensplattformar som Zoom och Microsoft Teams är att de låter dig ändra din bakgrund så att ditt samtal ser mer professionellt ut.
Beroende på tillfälle kan du till och med välja en rolig bakgrund. De bästa videokonferensplattformarna erbjuder bibliotek som innehåller ett stort antal förutformade bakgrunder och till och med låter dig ladda upp dina egna. Hur som helst behöver du inte oroa dig för att dina strumpor smyger sig mot bakgrunden av ett viktigt videosamtal.
Kontrollera din teknik och programvara i förväg
De flesta har stött på tekniska problem under ett videosamtal, oavsett om din mikrofon inte fungerar, dina högtalare spelar inget ljud, din webbkamera slås inte på, enheten kraschar eller något annat problem som påverkar en virtuell möte. Även om tekniska svårigheter ibland inte kan hjälpas, kan de vanligtvis undvikas om du kontrollerar att allt är igång innan ett videosamtal äger rum.
Till exempel bör du se till att videokonferensplattformen är installerad på din enhet. kontrollera att din mikrofon, högtalare och webbkamera fungerar; ha länken för att gå med i samtalet till hands; och anslut till bästa tillgängliga internetanslutning.
Ha en laddare i närheten
Ett annat problem som ofta händer under ett videosamtal är att enheten plötsligt tar slut på batteri och stängs av. På grund av detta kan du sluta sakna stora bitar av ett viktigt videosamtal. Men du kan enkelt lösa det här problemet genom att ha en laddare i närheten eller hålla din enhet ansluten till ett eluttag under ett helt videosamtal.
Titta på delen
Vad du ska ha på dig under ett videosamtal är också värt att överväga. Om du är värd eller deltar i ett videosamtal på jobbet är det viktigt att se professionellt ut. Du skulle till exempel inte ha på dig ett par pyjamas på kontoret. Även om inte alla behöver ta på sig en kostym eller en svart klänning vid ett videosamtal, är det fortfarande viktigt att klä sig på lämpligt sätt. Samtidigt är det värt att borsta håret om du precis har rullat ut ur sängen och håller på att delta i ett videosamtal.
Kontrollera belysningen
Belysning är en annan viktig faktor att tänka på om du vill förbättra videokonferensupplevelsen. Om du sitter i ett mörkt rum kan de andra deltagarna inte se dig i videosamtalet. För att undvika detta kan du försöka sitta nära ett fönster eller konstgjorda lampor. Se bara till att ljuskällan inte är för överväldigande. Annars kan människor fortfarande kämpa för att se dig tydligt under samtalet.
Välj en topp videokonferensplattform
Idag finns det många olika videokonferensplattformar tillgängliga på marknaden. Och att välja en topprankad leverantör är ett snabbt och enkelt sätt att säkerställa att din videosamtal är bra. Men vilken leverantör ska du välja? Våra favoritplattformar för videokonferenser är GoToMeeting, RingCentral Video, Microsoft Teams, Google Meet, Zoom-möten och många fler.
- Vi har också presenterat de bästa PBX-telefonsystemen