Fjärrarbete är inte längre en valfri aktivitet för de flesta. När arbetsgivare brottas med nya hemma-beställningar relaterade till coronavirusutbrottet, uppstår plötsligt ett paradigmskifte inte bara i var anställda arbetar utan också i hur de arbetar.
Detta utgör ett problem när det gäller produktivitet, ledningsstruktur - bara den dagliga grind av vem som gör vad och hur de gör det. Vi hade alla lite varning om hur allt detta skulle förändras så plötsligt och många företag lär sig just nu ins och outs av att ha avlägsna arbetare - och det är mest "outs" just nu. Utan personliga kontakter, ett sätt att kommunicera effektivt hela dagen, verktyg och affärsappar som gör allt enklare, och en grundläggande förståelse för att alla måste ansluta ännu mer för att hålla verksamheten igång, finner företag att denna nya verklighet blir en mardröm på arbetsplatsen.
Lyckligtvis finns det några omedelbara förändringar du kan göra för att hjälpa anställda. Det här är inte jordförstörande lösningar som det tar månader att genomföra. Istället hanterar de problemet med praktiska metoder i motsats till att hoppas på det bästa eller vänta tills alla inser att företaget går i lågor.
1. Anställda kommer inte att arbeta tillräckligt hårt
Problem: Låt oss börja med den största oro av alla. När en Xbox One-konsol är i samma rum som den anställde behöver familjens husdjur uppmärksamhet, eller om barnen sitter där med korsade händer medan din marknadschef skapar kalkylark, utgör det ett problem. Det finns inte längre ett sätt att hålla koll på anställda. (Efter att pandemin har avtagit kan det vara viktigt att titta noggrant på om "att hålla koll på" är en klok strategi även under normala tider.) De är fria att vandra runt i huset under dagen och snacka på chips och salsa. Arbetsgivare har stora oro över en produktivitetsförlust som inte alls är ogrundad.
Lösning: Att lösa detta problem börjar med träning - och det börjar nu. Sanningen är att dina anställda sannolikt inte har utvecklat bra hemmavanor än. De behöver veta grunderna för hur de ska utföra sina jobb, vad som förväntas och hur man kommunicerar med varandra. Arbetsgivare måste fastställa riktlinjer för dem, skapa ett distansavtal, erbjuda de verktyg de behöver och sedan utbilda alla i hur de ska vara produktiva även hemma.
2. De har inte rätt verktyg
Problem: En annan oro är att de anställda inte har de verktyg de behöver för att göra sitt jobb. Det är en legitim fråga om ett företag inte har standardiserat en gemensam meddelandeapp som Slack eller Microsoft Teams, om de inte använder en projektledningsapp för att hålla saker ordnade eller om de litar för mycket på e-post när det inte är den mest effektiva formen av meddelanden längre.
Lösning: Ett av de första stegen att ta i denna nya avlägsna arbetsmiljö är att standardisera en uppsättning appar som varje anställd använder. Det är viktigt eftersom din personal kommer att bli allvarligt översvämmad och distraherad, och de kan ha sina egna appar som de föredrar. Återigen är det viktigt att kommunicera om de appar de behöver för sina jobb och sedan bara tillåta lite vickrum för anpassning inom varje expertområde. Genom att välja en standard uppsättning appar ser du till att de har rätt verktyg och kan förbli produktiva.
3. Det kommer att finnas stora säkerhetsfrågor
Problem: Det är ett giltigt bekymmer för alla arbetsgivare - hur kommer anställda att få tillgång till känsliga affärsdokument, finansiell information eller till och med det varumärkesmaterial de behöver för att göra sina jobb? Om ett dataintrång var möjligt när anställda mestadels var på kontoret är det ännu mer oroväckande nu när de ansluter hemifrån.
Lösning: Det här är en fråga som bör åtgärdas omedelbart, och lyckligtvis finns det en lösning som tar hand om de flesta läckor. Företagen bör kräva att alla anställda använder ett virtuellt privatnätverk (eller VPN) direkt. Det finns några alternativ som ExpressVPN som fungerar på ett skrivbord och på mobila enheter. Det viktiga tipset här är att göra detta icke-valfritt oavsett vilken anställd som behöver ansluta eller varifrån.
4. Anställda slutar
Problem: För anställda är arbetsförhållandena nu dramatiskt annorlunda. De har ingen chef i närheten och de kan frestas att slappa av. Även om ekonomin kan drabbas, finns det också en oro för att ett annat företag kan locka anställda bort med löften om bättre lön eller en annan ansvarsnivå. Det är ett giltigt problem eftersom jobbsökningssidor är ett klick bort och ingen tittar över axeln för att se om de är på Indeed.com eller inte.
Lösning: Som arbetsgivare gäller många av samma principer för kvarhållande för avlägsna arbetare som de gjorde när alla var på samma kontor. I själva verket kan du hävda att lösningen är anmärkningsvärt lik, även om du kommer att behöva arbeta hårdare för att implementera dessa riktlinjer. Anställda kommer att fortsätta arbeta för dig när de känner sig värderade och vet vad som förväntas av dem. Du måste fortsätta att utmana dem, träna dem och uppmuntra dem att prova nya saker. Det är ingen tvekan om att anställda kan börja leta efter ett annat jobb - såvida du inte tillhandahåller en miljö som är hälsosam, stabil och stöder dem hela tiden.
5. Företaget kommer inte att överleva
Problem: En sista oro handlar om företagets hälsa. Vi vet alla att varje företag trivs och växer när de anställda arbetar hårt och tänker på innovativa sätt. När ett företag börjar släpa och vackla är det vanligtvis när personalen splittrar och slutar arbeta som ett team, när de tappar intresset och när de blir oproduktiva.
Lösning: Låsningen har skapat en ny möjlighet för de flesta företag. Vi måste börja ta kreativa sätt att arbeta och de produkter och tjänster vi erbjuder. Det har nu blivit brådskande. När vi kämpar igenom denna världsomfattande kris kommer företag att behöva uppfinna nya produkter, använda nya och innovativa verktyg och appar och hålla sig så levande som möjligt.
- Vi har presenterat de bästa affärsdatorerna här.