Om din organisation har ett styrelserum eller ett mötesrum (eller flera av dem) kan det vara lite av en mardröm att försöka samordna möten. Lagkalendrar är ett sätt att dämpa kaoset, men det finns ofta tillfällen när du är borta från din telefon eller skrivbord och behöver använda ett mötesrum i några minuter.
Joan syftar till att rensa allt detta och erbjuder ett antal intressanta lösningar som gör rumsbokning verkligt problemfri. Oavsett om du använder dina egna enheter eller investerar i en av Joans, finns det en lösning som fungerar för alla utrymmen - med en intressant prislapp att starta.
Priser och tillgänglighet
Joan är tillgänglig direkt från deras hemsida, och prissättningen beror på vilka alternativ du väljer. Om du till exempel vill köra Joan på dina egna skärmar måste du lägga upp en premiumplan eller prata direkt med företaget för något som passar dina behov bättre. Detta ger dig bara möjligheten att se alla pågående och kommande möten - rumsbokningar måste fortfarande göras via din befintliga kalender eller appar.
Där Joan faktiskt blir användbar är det med Joan 6, en pekskärmstablett med e-bläck som visar kommande bokningar för ett visst rum, och som också låter dig snabbt boka ett rum från själva enheten. Men bara detta kommer att ge dig tillbaka $ 549 (£ 442,50, AUD $ 803, AED 2 016), vilket för en e-bläck verkar oerhört dyrt. Även om den levereras med en månads Premium-plan gratis, är det fortfarande ett högt begärt pris.
Sedan finns det Joan 13, som är en icke-interaktiv 13-tums surfplatta som passar bäst för konferensrum eller lobby, och som kan visa status för upp till nio olika rum. Det kommer till $ 899 (£ 724,73, AUD $ 1315, AED3,302), vilket återigen är ett förvånansvärt högt pris att betala för en e-bläcktavla, oavsett hur vacker den ser ut.
Medan du kan använda antingen Joan 6 eller Joan 13-enheten direkt ur lådan, betonar företaget att en prenumerationsplan krävs för den bästa upplevelsen. En standardplan kostar $ 119 (£ 95,93, AUD $ 174, AED437,09) per år per enhet, medan Premium-planen ligger på $ 229 (£ 184,61, AUD $ 335, AED841) per år och enhet.
Det är denna prissättningsmodell som sätter Joan upp som en betydande investering om du är ett litet företag. Du behöver minst en Joan 6 för att få igång saker och att lägga till ovanpå ytterligare enheter såväl som prenumerationsplanen kommer alla att ta sin vägtull. Det är inte nödvändigt att prenumerera på en plan för att kunna använda Joans grundläggande funktioner, men det är tillrådligt.
Design
Både Joan 6 och Joan 13 är välbyggda och kommer i smal förpackning. Joan 6 har en mestadels plastkropp, medan Joan 13 har en tyngre metallkropp med en glasfront.
Ingen av enheterna har några knappar, förutom en diskret microUSB-laddningsport på baksidan. Installationen är en lek - båda enheterna har ett robust magnetfäste med stark 3M tejp på baksidan. Håll det helt enkelt på vilken plan yta som helst och enheten fästs enkelt utan krångel. Du kan sedan snabbt slå av det från fästet för att ladda det vid behov. Det finns andra monteringsalternativ som bordsstativ eller starkare väggfäste, men dessa är endast valfria (och på den något dyrare sidan också).
Den stora skillnaden mellan de två - förutom naturligtvis storleken - är att Joan 6 är beröringsaktiverad såväl som bakgrundsbelyst. Joan 13 är endast avsedd som en informationsdisplay, vilket är en uppgift som den utför perfekt.
Funktioner
Att ställa in endera enheten kräver lite tålamod, men det är inte så komplicerat. Du måste ha en PC eller Mac till hands för att ladda ner installationsverktyget från Joans webbplats och anslut sedan din enhet med den medföljande microUSB-kabeln. När programvaran har upptäckt enheten kan du konfigurera Wi-Fi-inställningarna och sedan fortsätta installationen via Joans dedikerade webbplatsportal.
När du väl är inloggad på din portal kan du dyka in och börja ställa in varje enhet så att den fungerar inom din organisation. Joan kräver antingen en kalender-URL eller tillhörande e-postadress för att kunna kommunicera för bokningar, och detta är ganska enkelt att ställa in.
Joan stöder en mängd olika kalenderintegrationer inklusive Google, Office365, Exchange och iCal för att nämna några. När du väl är ansluten till en kalender via portalen kan du skapa rum för din organisation, vilket återspeglas av en separat kalender för varje rum. Så till exempel kan du ha en kalender som hanterar bokningar för styrelserummet och en annan kalender för ett mötesrum.
Joan 6 kan endast anslutas till ett visst rum så att det kan samordna bokningar, medan Joan 13 kan visa upp till nio olika rum på skärmen, så att du direkt kan se vilka rum som är tillgängliga för bokning, eller vilka möten som är kommer upp.
Att boka ett rum med Joan 6 kan göras på två sätt. Det finns ett "Meet Now" -alternativ på skärmen som låter dig omedelbart boka ett rum för ett snabbt möte (upp till 60 minuter). Om det finns ett schemalagt möte som kommer, kommer det bara att låta dig boka rummet fram till det schemalagda mötet, vilket säkerställer att delning inte sker.
Den andra metoden är att använda funktionen 'Meet Later' direkt på själva enheten. När du trycker på det här alternativet kan du bläddra till ett visst datum och tid och bekräfta en bokning direkt till din tillhörande kalender. Du får bara se tillgängliga tidsluckor - alla möten som redan har bekräftats visas som nedtonade.
Det finns två smärre problem som uppstår när du gör en bokning direkt genom Joan 6. För det första kan det vara lite jobbigt att bläddra till ditt specifika datum eller tid - det finns inget snabbt sätt att komma åt ett visst datum än att bläddra i alla långt förbi tillgängliga tider. För det andra finns det inget sätt att lägga till en kort anteckning för mötesnamnet - det visas helt enkelt som 'Bokat' i din länkade kalender, så du måste ändå gå tillbaka till din kalenderapp för att namnge mötet ordentligt och göra ytterligare ändringar.
Oavsett om de används tillsammans eller inte fungerar både Joan 6 och Joan 13 exakt som avsett. Joan 6 var bra för att hantera vårt hektiska studioschema, medan Joan 13 var en bra ögonblicksbild av vårt lags rörelser under veckan samt tillgängligheten till styrelserummet. Joan 6 erbjuder också ett hot-desking-läge, vilket är bra när du arbetar i samarbetsutrymme. Tryck bara på skärmen för att boka din plats och tryck på den igen när du är klar för att släppa den.
Enheterna har ett fast intervall där de uppdaterar information, helt på grund av API-begränsningar och för att förlänga batteriets livslängd. När en bokning har gjorts i en kalender tar det lite under fyra minuter innan ändringarna återspeglas på en Joan-enhet. Det är inte mycket tid att vänta på, men för exceptionellt upptagna utrymmen kan det vara lite av en mindre utmaning.
Det finns ett alternativ för att också visa en anpassad QR-kod, såväl som anpassat innehåll som ett galleri med bilder eller anpassad text. Förutom detta är du kvar att kämpa med Joans standardlayouter för innehåll, så det handlar bara om att gå igenom vad som är tillgängligt för att ta reda på vilka som fungerar bäst för dig.
Batterilivslängden är ganska anständig på båda modellerna - Joan 6 klockar i cirka 3 månaders användning innan den behöver laddas, medan Joan 13 kan gå nästan ett år på en enda laddning. Systemet skickar dig också ett e-postmeddelande när en enhet har låg laddning, vilket är praktiskt.
Slutlig dom
För företag med flera mötesrum som ständigt används är Joan ett smärtfritt sätt att hantera dem alla. Oavsett om du förlitar dig på att länka dina befintliga kalendrar eller dirigera allt genom Joan, det är en problemfri lösning för att hantera rumsbokningar och möten som företag både stora och små kommer att uppskatta.
Det enda hindret är det begärda priset - det finns en betydande summa pengar att investera i vad som egentligen är en e-bläckplatta, oavsett hur sofistikerad den är. Små företag eller nystartade företag kan behöva kämpa med att bara få en enhet på gratisplanen till att börja med, men om du har råd med det kommer Joans möjligheter att rädda dig från det eviga besväret med att jonglera mötesrum.
- Det här är de bästa konferenstelefonerna för ditt nästa VOIP-möte