G Suite, det molnbaserade produktivitetspaketet som består av appar som Google Docs och Google Slides, döptes om till Google Workspace från och med oktober 2022-2023. Plattformen har nu ändrats för att inkludera funktioner som chatt och videokonferenser med tanke på det alltmer populära arbetet. hemmakultur 2022-2023. Det är också ett löfte om fler förändringar som ska genomföras under de närmaste månaderna.
För de som inte känner till G Suite är det en uppsättning molnbaserade verktyg, särskilt en ordbehandlare och kalkylarkhanterare, alla utformade för det enda syftet att hjälpa arbetsgivare (och deras anställda) att öka produktiviteten på arbetsplatsen.
- Vill du prova Google Workspace? Kolla in webbplatsen här
Bortsett från de vanliga klockor och visselpipor som har blivit ett kännetecken för de bästa kontorsprogramvarusviterna som den här, kommer den också med ett omfattande supportsystem och en molnbaserad arbetsmiljö. Medan verktygen som följer med G Suite kan användas offline om det behövs, är deras primära syfte att hjälpa online-arbetsflöden.
Så, hur skiljer sig Google Workspace från G Suite? För närvarande används det som ett paraplybegrepp för att hänvisa till den tidigare G Suite såväl som det nyligen integrerade Google Meet. Den har en ny prissättningsstruktur och lovar ytterligare förändringar på vägen.
Funktioner
Google Workspace är en allt-i-ett-produktivitetsplattform där flera applikationer finns. Här tittar vi på dem en efter en och diskuterar deras olika funktioner.
En funktionsrik e-posttjänst inslagen i en snygg outfit, Gmail är ett måste-ha kommunikationsverktyg för både konsument- och företagsanvändare. Visste du att den används av 1,8 miljarder människor världen över från och med 2022-2023?
Mer än bara en e-postleverantör använder Gmail smart algoritmer och artificiell intelligens på sin plattform. Exempelvis ger den smarta komponeringsfunktionen förslag baserat på din skrivstil medan du skriver, förutsäger vad du ska skriva nästa och gör processen för att skriva e-postmeddelanden snabbare.
Gmail har också avancerade skräppostfilter som håller skräppost bort från din inkorg och ger regelbundna påminnelser som kallas "nudges" för att hålla dig i ögonen om dina konversationer. Den använder en algoritm för att automatiskt sortera e-postmeddelanden i olika kategorier baserat på deras natur.
Dessutom kan användare dra nytta av offlineåtkomstfunktionen för att komma till sina e-postmeddelanden även utan internetanslutning. Gmail är tillgängligt på ett brett utbud av enheter, inklusive smartphones, surfplattor och datorer.
Google Docs är ett molnbaserat ordbehandlingsprogram för arbete. Den har en standardtexttextredigerare byggd i en online-miljö och en minimalistisk design med fokus på användbarhet och enkel åtkomst. Även om det inte är så funktionsrikt som Microsoft Word, lyckas det fortfarande ta fram en enorm nisch för sig själv tack vare dess molnsynkroniserings- och delningsfunktioner.
Google Docs är tillgängligt både som en webbaserad applikation på datorer och som en nedladdningsbar app för smartphones och surfplattor. Medan dess ordbehandlingsfunktioner mestadels är vanliga, med alternativ för att göra saker som att lägga till bilder, ändra teckenstorlek och infoga tabeller i ditt dokument, är platsen där det verkligen lyser möjligheten att sömlöst dela dina dokument med andra medlemmar i ditt team och samarbeta med dem i realtid.
Ett enda dokument som skapats med hjälp av Google Dokument kan delas och nås av upp till 100 användare åt gången. Varje gång en användare gör några ändringar i dokumentet syns den av resten. Bland andra anmärkningsvärda funktioner är ett inbyggt översättningsverktyg som automatiskt kan konvertera din text till ett annat språk.
Google Sheets är ett verktyg för kalkylarkhantering, ungefär som Microsoft Office Excel. Medan den senare definitivt är kraftfullare när det gäller ren skala, med möjligheten att innehålla fler celler per kalkylark och en mycket användbar snabbåtkomstfunktion, tar Google Sheets fortfarande kakan på samarbete.
Bortsett från standardfunktionerna som erbjuds av alla andra kalkylprogram, har Google Sheets utmärkt delbarhet. Precis som Google Docs kan den delas med flera användare över molnet med en gemensam länk. Användarna som får åtkomst till dokumentet genom att besöka den länken kommer då att kunna samarbeta och göra ändringar i dokumentet i realtid.
Jämfört med Docs tar Sheets lite att vänja sig vid, men det gör alla kalkylarkhanteringsapplikationer. Den har dock fortfarande ett enkelt gränssnitt och en minimalistisk design och är tydligt lättare att navigera än Excel.
Google Slides är en online-presentatör som används av företag och utbildningsinstitutioner. Den använder rörliga bildspel som innehåller animationer och multimediainnehåll för att berätta historier och förmedla information. Även om det inte är lika populärt eller rikt på funktioner som Microsoft Powerpoint, klarar Slides också att tävla överallt där samarbete är inblandat.
Google Slides har ett användargränssnitt som är lätt att vänja sig vid. I mitten av skärmen är din nuvarande bild, indikerad med ett stort tomt utrymme som du kan göra ändringar och lägga till element i. Mot vänster sida av skärmen visas resten av bilderna i miniatyrformat i kronologisk ordning. Ovanför dessa hänger verktygsfältet med gott om verktyg och alternativ som hjälper dig att utforma din presentation.
Precis som alla andra presentationsprogramvara använder Google Slides en kombination av bilder, videor, animationer, text och vektorgrafik för att berätta en historia eller förmedla faktainformation. Den har ett brett utbud av fördesignade mallar att välja mellan. Du kan också lägga till tabeller och diagram för att ytterligare anpassa din presentation.
En molnbaserad anteckningsapp som Evernote och OneNote, Google Keep kan användas istället för en fysisk anteckningsbok för att snabbt skriva ner viktig information både hemma och på jobbet. Det är gratis att använda, ungefär som resten av Google Workspace, men det finns betalda planer tillgängliga för dem som vill ha mer lagringsutrymme och premiumsupport.
Google Keep tillåter inte, till skillnad från andra applikationer som Docs och Slides, delning av länkar. Du kan dock fortfarande dela anteckningar via e-post och låta andra göra ändringar när de vill. Anteckningar kan användas för att påminna dig om specifika uppgifter och till och med sätta på upprepning. Du kan också använda färgkodning och anpassade etiketter för att sortera dina anteckningar i kategorier.
Klicka bara på alternativet som säger Ta en anteckning för att börja ta anteckningar med Google Keep. Gränssnittet är väldigt enkelt att använda och du kan ställa in påminnelser, lägga till kryssrutor och infoga bilder med bara några få klick. Om du har använt en anteckningsapplikation som Evernote, borde du inte ha några problem med att ta reda på hur du använder Google Keep.
Google Drive är centralt i online-arbetsflödet i Google Workspace. En molnbaserad fillagrings- och säkerhetskopieringslösning, det är den ultimata destinationen där alla dina dokument, filer och mappar med Google, inklusive de som skapats med appar som Docs, Sheets och Slides, lagras.
Drive använder ett webbaserat gränssnitt som du kan använda för att ladda upp filer och mappar direkt till molnet. Den levereras med 15 GB gratis lagringsutrymme för alla användare, med extra lagringsutrymme för dem som har köpt ett abonnemang på Workspace. Den är byggd för effektivitet, och vad den saknar i klockor och visselpipor, kompenserar den mer än i snabbhet och enkel användning.
Förutom den webbaserade versionen kommer Drive med nedladdningsbara appar för Android- och iOS-användare. Det erbjuder också officiella klienter för Windows- och macOS-datorer, som kan användas för att ständigt säkerhetskopiera data direkt från en mapp i datorns lokala lagring. När det gäller ytterligare funktioner stöder Google Drive också filversionering, avancerad sökning, offlineåtkomst och mer.
Google Meet är ett videokonferensverktyg för moderna företag. Den kan användas av anställda i en fjärrbaserad arbetsmiljö för att hålla konversationer ansikte mot ansikte över alla avstånd, och för det ändamålet är det nästan felfritt. Den använder ett snyggt och modernt gränssnitt och är extremt lätt att använda, även för de som är nya inom videokonferenser.
Google Meet stöder videokonferenser med upp till 250 personer samtidigt. Den levereras också med fil-, bild- och realtidsfunktioner för skärmdelning. Det finns också en livefrågningsfunktion och ett textmeddelandesystem för att hålla konversationer engagerande.
Att starta en videokonferens med Google Meet är lika enkelt som att starta applikationen och dela en åtkomstlänk. Deltagarna kan sedan använda åtkomstlänken eller uppringningsnumret för att delta i konferensen. Som värd kan du selektivt ta med deltagare i ditt möte och avvisa förfrågningar från obehöriga användare. Processen är extremt enkel.
Google Chat, tidigare känt som Google Hangouts Chat, är inte en vanlig chattapplikation. Det är snarare en teambaserad meddelandetjänst som är utformad för arbetsplatser för att hålla anställda uppkopplade med varandra. Varumärket var visserligen förvirrande tidigare på grund av samexistensen av företagets vanliga chattapp, Google Hangouts.
Google Chat är inte avsedd för slutkonsumenter. Det är snarare en affärsapplikation i slen, Skype för företag och Microsoft Teams. Den är i huvudsak byggd för 1: 1-meddelanden men har också gruppkonversationsfunktioner tillgängliga för arbetsplatser.
Google Chat fungerar precis som alla andra chattjänster. Till vänster finns ett sidofält med en lista över kanaler som du för närvarande är en del av och direkta konversationer du har haft. I mitten av skärmen finns den kanal eller konversation som för närvarande är i fokus. Den utmärkta funktionen här är hur Google Chat integreras med resten av Google Workspace, så att du kan dela dokument och ha pågående samtal medan du får åtkomst till dessa dokument.
Tillbaka när Google+ fortfarande fanns och fungerade som ett socialt nätverk för slutkonsumenter var Google Currents en muromgärdad version av Google+ som företag kunde använda för att hålla kontakten internt. Tänk på det som en uppsättning verktyg som är utformade för att främja interaktion och engagemang på arbetsplatsen, som ett internt socialt nätverk.
Google Currents är utformat som ett digitalt anslagstavla. På det här kortet finns meddelanden som delas över hela din arbetsplatsgemenskap, som fungerar som ett nav för viktiga meddelanden, delade filer och diskussioner i samhället. Det finns strömmar som kategoriserar de olika inläggen i olika ämnen och samhällen som fungerar som undergrupper på arbetsplatsen. Den består också av taggar och användarprofiler.
Strömmar ingår som en del av din prenumeration och kan nås genom att besöka webbplatsen. Den har en intuitiv minimalistisk design och ett enkelt gränssnitt som är lätt att komma igång med. Medan Google Chat främst är för 1: 1-meddelanden fungerar Google Currents som en allmän diskussions- och community management hub.
Google Forms är ett gratis formulärbyggare och enkätverktyg tillgängligt för privatpersoner och företag. Det sätter inga begränsningar på det maximala antalet frågor, undersökningar eller deltagare, inte ens på ett gratis konto. Det lider dock av problemet med låg anpassningsbarhet eftersom det bara finns en handfull frågetyper att välja mellan och inget sätt att komma åt betalningar via formulären.
Google Forms tillåter att tre typer av frågor läggs till i din undersökning: flerval, rullgardinsmeny och kort svar. Du kan också låta användare ladda upp filer medan de deltar i en undersökning. Det finns dock inga alternativ att acceptera betalningar eller ställa bild- eller videobaserade frågor.
På plussidan kan du välja vilken typ av svar som ska accepteras och till och med få svar automatiskt med hjälp av de inbyggda funktionerna. Detta fungerar riktigt bra om du försöker administrera en online-frågesport.
Villkorlig logik och sömlöst samarbete är ytterligare två utmärkande funktioner i Google Forms. Med logik kan du ändra och anpassa delar av din undersökning baserat på deltagarens svar. Samarbete låter dig ha flera teammedlemmar som arbetar tillsammans för att designa en enda form. Formulär gör det också möjligt att visualisera dina undersökningsresultat i form av ett cirkeldiagram för enklare datainsamling.
Google Sites är en gratis webbplatsbyggare med barebonesfunktioner. Det är ett tillräckligt bra verktyg för att bygga webbplatser snabbt och enkelt men saknar avancerade funktioner och anpassningsbarhet. Du kan till exempel inte skapa en blogg eller webbutik. Det finns en mycket grundläggande uppsättning gratis mallar tillgängliga, även om de är lyhörda. Du kan också bädda in videor, formulär, knappar och skjutreglage för att ytterligare anpassa din webbplats.
Google Apps Script är en kodningsplattform som kan användas för att bygga tillägg för andra Workspace-produkter med Javascript. Det hjälper i huvudsak utvecklare att anpassa Google Workspace, vilket gör upplevelsen mer strömlinjeformad för deras specifika verksamhet. Det behöver inte sägas att det krävs viss kodningskunskap för att få det att fungera. Det kan dock vara användbart att fylla i luckorna för olika arbetsflöden och anpassa appar som Google Docs och Gmail för att arbeta för specifika användningsfall.
Google Kalender är en gratis onlinekalender som du kan använda för att hålla reda på händelser och hantera resvägar på din arbetsplats. Ditt team kan använda det tillsammans för att hantera händelser relaterade till arbete, till exempel möten och konferenser. Den är också utformad för att fungera tillsammans med resten av Google Workspace och kan användas för att tilldela uppgifter och scheman till anställda.
Google Jamboard är å andra sidan en gratis whiteboard online för privatpersoner och företag. Det representeras av en delad vit skärm där du kan rita, infoga bilder och lägga till text. Den kan användas för att snabbt förmedla idéer och information under onlinekonferenser och styrelsemöten.
Google Arkiv hjälper dig att samla in, organisera, visa och exportera data relaterade till din organisations arbetsflöde på Google Workspace. Den kan användas för att spåra konversationer, dokumentera händelser och övervaka organisationens hela arbetsprocess. Det fungerar dock inte som ett alternativt säkerhetskopieringsverktyg för dina data på Workspace.
Google Cloud Search är en teknik för artificiell intelligens som hjälper dig att spåra data i alla dina appar på Workspace. Den är tillgänglig i form av en digital assistent och sökmotor som snabbt kan hitta platsen för dina sökta data. Medan Vault används av företagsadministratörer för eDiscovery används Google Cloud Search av anställda för att snabbt hitta och komma åt information som rör organisationen i hela Google Workspace.
Planer och prissättning
Under mycket lång tid erbjöd G Suite for Business en enda prenumerationsplan för 12 USD per månad som gav användarna tillgång till hela Googles produktivitetssvit. Men med ommärkning av G Suite till Google Workspace har flera ändringar meddelats, tillsammans med nya månatliga prenumerationsplaner för företagsanvändare.
Google Workspace erbjuder tre prenumerationsplaner på företagsnivå och två planer på företagsnivå.
Business Starter, som kostar $ 6 per användare och månad, ger dig tillgång till 30 GB molnlagring per användare och tillåter videosamtal med upp till 100 deltagare. Den levereras också med säkerhetskontroller, standardstöd och en anpassad företags-e-post. Detta pris inkluderar alla Googles produktivitetsrelaterade applikationer
Efter detta är Business Standard, som kostar $ 12 per användare och månad och erbjuder 2 TB molnlagring per användare och 150 deltagare videokonferenser med inspelningsfunktioner. Resten av funktionerna är ungefär desamma.
Därefter har vi Business Plus som kostar $ 18 per användare och månad. Denna plan tillåter 250 deltagare per videosamtal och 5 TB lagring per användare. Denna plan levereras med alla funktioner som ingår i start- och standardplanerna, tillsammans med tillgång till Google Vault för eDiscovery, som inte ingår i dessa planer.
Företagsplaner erbjuder ännu mer med obegränsat antal användare per konto och obegränsat lagringsutrymme per användare, men de kräver att du kontaktar företagets försäljningsavdelning för anpassad prissättning. Det förväntas dock kosta cirka $ 20 per användare och månad och $ 30 per användare och månad för Enterprise Standard respektive Enterprise Plus.
Stöd
Google Workspace levereras förpackat med en gratis supportplan som kan uppgraderas för ännu fler funktioner. Den kostnadsfria planen erbjuder standardfodral och telefonsupport med en genomsnittlig svarstid på upp till 24 timmar.
Premium Support är tillgängligt för företagskunder och företagskunder och levereras med kritisk support dygnet runt och en svarstid så låg som 15 minuter. Denna plan erbjuder också skräddarsydd, kontextmedveten support och en teknisk kontoansvarig. Du måste kontakta Google Sales för anpassad prissättning.
Googles support kan kontaktas via telefon, chatt eller e-post. Telefonsupport finns på 14 olika språk. Det finns också ett communityforum tillgängligt för alla betalade användare.
säkerhet
Google har meddelat en hel rad säkerhetsuppdateringar för att skydda organisationer från datastöld och missbruk på arbetsplatsen. Faktum är att Google Workspace nu är den första stora databehandlaren som får ISO / IEC 27701-certifiering. Särskilt uppdateringar har gjorts i Gmail, Chat, Meet och Vault för att förbättra säkerhet och organisatorisk integritet.
Granskningsloggar och dataskyddsinsikter har varit en viktig del av den uppdatering som Gmail fått. Administratörer kan se rapporter och loggar som hjälper till att minimera insiderhot och policyöverträdelser. Till exempel har Workspace-administratörer tillgång till detaljerade loggar som pekar ut när en användare ställer in automatisk vidarebefordran av e-post på sitt arbetsplatskonto. Gmail levereras också med avancerad skräppostfiltrering, upptäckt av skadlig kod och anti-phishing-funktioner.
Google Meet får också uppdateringar relaterade till granskningsloggning och upptäckt av missbruk för att minska incidenter av trakasserier på arbetsplatsen under online-möten. Exempel inkluderar en ny funktion som klassificerar upprepade brottslingar och automatiskt hindrar dem från att gå med i möten.
Google Chat får uppdateringar som ger administratörer åtkomst till granskningsloggar som upptäcker nätfiske, datainfiltration och missbruk. Google håller på att klassificera vissa chattrum som kränkande baserat på tidigare rapporter för att automatiskt hindra anställda från att ansluta sig till dem.
Användare och administratörer som letar efter ytterligare säkerhet under inloggningsprocessen kan också aktivera tvåfaktorautentisering på sina konton. Detta hindrar dem från att logga in på Google Workspace tills de har verifierat sin åtkomstbegäran via ett engångslösenord som skickas till sin telefon.
Tävlingen
Den främsta konkurrenten till Google Workspace är produktivitetspaketet Microsoft 365, tidigare känt som Office 365 eller Microsoft Office. Microsoft 365 erbjuder en uppsättning produktivitetsverktyg som, även om de inte är så olika som Google Workspace, ändå lyckas lysa med det stora antalet funktioner som ingår per produkt.
Microsoft Word är till exempel en kraftfullare ordbehandlare än Google Docs, även om de flesta verkar föredra det senare för online-samarbete. På liknande sätt är verktyg som Excel och Powerpoint mer funktionsrika erbjudanden än Sheets and Slides. Även om det inte är förstahandsvalet för företag med avlägsna arbetsplatser, har Microsoft nyligen lanserat online- och gratisversioner av sina kontorsproduktivitetsverktyg och till och med möjliggjort samarbetsfunktioner i realtid för företag.
Några andra exempel på anständiga kontorsproduktivitetssuiter inkluderar Zoho Workplace och WPS Office, som båda erbjuder annonsaktiverade gratisversioner av deras programvara. Även om det inte nödvändigtvis är lika kraftfullt som Google Workspace, erbjuder de båda anständiga kostnadsvänliga alternativ för de som saknar budget.
Slutlig dom
Google Workspace är en kraftfull online-produktivitetssvit som prioriterar delning och samarbete framför allt annat. Även om det inte är lika robust eller lika kapabelt som Microsoft 365, lyckas det fortfarande att utmärka sin funktionsfyllda konkurrent när det finns en uppmaning till olika anställda i en organisation att samarbeta på distans. Sammantaget är det ett gediget erbjudande med en transparent prisstruktur och design som fokuserar på enkelhet och funktionalitet över snygga gimmicks.
Gmail är den enskilt mest populära e-postleverantören i världen, med nästan två miljarder användare världen över från och med 2022-2023. Det är också den primära försäljningsargumenten för Google Workspace. I kombination med dess omfattande realtids samarbetsfunktioner ger Workspace ett ganska starkt erbjudande för en kraftfull produktivitetssvit.
- Vi har också markerat det bästa kontorsprogramvaran