Hur man använder Dropbox, OneDrive, Google Drive eller iCloud som huvudlagring

Innehållsförteckning:

Anonim

Med företag som Google, Microsoft, Apple och Dropbox som erbjuder gigabyte eller till och med terabyte online-lagring är det en tilltalande idé att hålla fast allt i molnet - speciellt om du använder många enheter eller behöver komma åt PC-saker på din mobil på surfplattan.

Även om du inte riktigt kan använda molntjänster som huvudlagring på din primära dator eller Mac - de kopierar bara det du sparar till din lokala hårddisk eller bärbara SSD - men du kan använda deras mappar som standardlagring för dokument, foton och andra typer av filer - och du kan sedan komma åt några eller alla av dessa filer från andra datorer, mobiler och surfplattor genom att öppna enskilda filer eller synkronisera specifika mappar. Men är det klokt att lägga dina viktiga data i molnet? Här är tio saker att tänka på.

Läs mer: Sage Business Cloud Accounting

  • Bästa molnlagring för 2022-2023 online: gratis, betalda och affärsalternativ
  • Vi har också sammanställt listan över de bästa fotolagringstjänsterna online
  • Det rekommenderas att du behåller en lokal kopia av dina filer, så kolla in vår bästa NAS

Välj rätt moln

Olika tjänster har olika krav, så medan Dropbox, Google Drive och OneDrive fungerar på nästan vad som helst, behöver iCloud en Mac som kör minst Yosemite och / eller iOS-enheter som kör minst iOS 8 - och medan det finns en iCloud-klient för Windows, där är inte en för Android eller andra mobila plattformar. Det är viktigt att tänka på de enheter du kanske vill dela med och kontrollera att det finns appar tillgängliga för dessa enheter.

Låt inte din tro vara fri

Det är trevligt att få saker gratis, men gratis har inga garantier - villkor, funktioner och alternativ kan och ibland ändras med liten eller ingen varsel, kapacitet tenderar att vara ganska begränsad och det finns inget sådant som garanterad tillgänglighet utan pris tagg bifogad.

Det betyder inte nödvändigtvis att du måste rusa ut och spendera pengar, eftersom många betalda tjänster erbjuds i paket med andra inköp. Office 365-prenumeranter får till exempel stackar av molnlagring (en hel terabyte) som en del av sitt paket.

Skydda din telefon

Om du delar eller synkroniserar med dina mobila enheter, skydda dem med PIN-koder eller lösenord. det är ingen mening att iaktta strikt säkerhet på din dator och sedan lämna din telefon eller surfplatta öppen för någon att få tillgång till dina saker.

Storbritanniens nationella enhet för mobiltelefonbrott säger att mer än 300 000 telefoner går förlorade varje år, men det är bara de som rapporteras ha anspråk på försäkring - den verkliga siffran är mycket högre. Om någon fick din telefon, kan de komma åt dina saker? Att se till att de inte kan ta tar ingen tid alls.

Vet vad som är säkert att lagra

Det enda absolut, positivt, definitivt garanterade sättet att säkerställa att något inte kan hämtas från internet är att se till att det aldrig går någonstans nära internet. Även om risken för dataförlust eller stöld från välkända molntjänster kan vara avlägsen, är det fortfarande möjligt och något du behöver tänka på - speciellt om du lagrar arbetsfiler med människors personuppgifter, eftersom dataskyddslagen säger att data måste skyddas på ett adekvat sätt. Vill du inte att dina världsdominansplaner ska hamna i fiendens händer? Använd filkryptering på allt du lägger i molnet.

Slå på 2FA

En enkel kombination av användarnamn och lösenord räcker inte för att skydda ditt molnlagring, vilket är anledningen till att de stora leverantörerna av molnlagring erbjuder tvåfaktorautentisering, eller kortfattat 2FA. 2FA använder en andra form av verifiering för att se till att du faktiskt är du, oftast genom att skicka en kod till en annan enhet som din smartphone eller surfplatta. 2FA är också tillgängligt för onlinetjänster som e-post- och fotolagring, och det är en mycket bra idé att aktivera det på dem också.

Ha alltid en säkerhetskopia

Medan många tjänster gör sitt yttersta för att skydda dina data, finns det alltid risken att något kan gå fel - och ju viktigare filen är, desto viktigare är det att du har en säkerhetskopia av den. Det kan innebära att du laddar upp foton till två olika molntjänster (något som är automatiskt om du installerar, säg, Flickr på en iCloud-delad iOS-enhet och aktiverar Flickr automatisk uppladdning så att både Flickr och iCloud får varje bild), eller bara regelbundet synkronisering och säkerhetskopiering av nyckelfiler.

Kontrollera vad som ansluter

Tjänster som Dropbox och Google Drive gör att du kan se precis vilka enheter som har anslutit till ditt konto, så till exempel låter Dropbox dig se vilka webbläsare som för närvarande är länkade till och vilka specifika datorer, Mac och mobiler du har gett åtkomst till konto.

Om det finns en enhet som inte är din eller som du inte har mer kan du ta bort länken till enheten för att återkalla åtkomst. Enhetslistan innehåller inte personer som du har skickat delbara länkar till, till exempel offentliga Dropbox-webbadresser det täcker bara enheter med åtkomst till ditt konto.

Återkalla appåtkomst

Molnlagring ansluter inte bara direkt till enheter - det kan även anropas från tredjepartsappar, så till exempel kanske du vill ha Google Drive-bilagor i din e-postprogramvara, OneDrive-filer i dina Office-dokument eller för att ansluta Dropbox till IFTTT.

Återigen låter din kontos instrumentpanel dig se vilka appar som har åtkomst och återkalla åtkomst till allt du inte behöver. Ju färre appar som har åtkomst till ditt konto, desto säkrare kommer det att finnas kvar.

Överskrid inte din ersättning

En av de vanligaste användningarna av molnbaserad programvara är att ge åtkomst över enheter, så till exempel kanske du vill att iCloud-dokument från din Mac ska finnas på din iPad eller OneDrive-filer från din dator på din, errr, Windows Phone.

Det är jättebra, men var försiktig om du använder en mobil dataplan med en månatlig trafikbegränsning - för mycket fildelning och synkronisering kan enkelt sprängas genom din bandbreddsgräns, sakta ner anslutningen eller medföra extra avgifter. Om ditt konto är begränsat, begränsa vad du delar eller synkronisera bara när din mobil har Wi-Fi.

Håll dina betalningsuppgifter aktuella

Om du har ett betalt molnkonto och förnyelsen inte går igenom behöver du inte få panik - Dropboxs tillvägagångssätt är ganska typiskt, med konton nedgraderade till gratis Basic-konton men filerna förblir orörda.

Vad som ändras är dock möjligheten att synkronisera - om ditt betalda konto har slagits ner till ett grundläggande, gratis konto kan det innebära att lagringsutrymme sjunker från 1 TB till bara 2 GB. Om dina filer överskrider det kan du inte synkronisera något nytt förrän du har prenumererat på det betalda kontot.

Bonustips: Hur väljer jag en molnlagrings- / molnbackup-leverantör?

Alex Fagioli, VD för Tectrade, gav oss några användbara tips om hur man väljer molnlagring eller reservtjänstleverantör som passar dina affärsbehov

1. Känn ditt nuvarande system

Innan de fattar några IT-relaterade inköpsbeslut måste cheferna granska sina system för att få en fullständig förståelse för deras krav och optimera vad de för närvarande har. De flesta stora företag har hybridinfrastrukturer, som består av interna datacenter, privata moln och minst en offentlig molntjänst, men många IT-avdelningar vet inte exakt vad som händer under programvaran och tjänsterna som driver verksamheten. En molnlagringsleverantör kan erbjuda en spännande försäljningsnivå, men om du inte vet exakt hur det kommer att spela in i ditt befintliga system är det inte värt att överväga.

2. Sök värde

IT-chefer känner ett stort tryck för att leverera kostnadsvärde samtidigt som de förbättrar produktiviteten och ger support. Senaste undersökningar om IT-utgifter visar att endast 7 procent av en organisations IT-budget spenderas på säkerhetskopiering och återställning - en mycket liten summa med tanke på dess betydelse för att hålla ett företag igång. Det är därför viktigt att se till att ett företag får ut det mesta av den budget de har för säkerhetskopiering och återställning. Försök hitta en leverantör som erbjuder en lön när du använder eller betala när du växer konsumtionsmodell för att optimera utgifterna.

3. Prioritera arbetsbelastningar

Oftast kommer säkerhetskopior att användas för att hämta gamla versioner av dokument eller av misstag raderade filer, men deras grundläggande syfte tjänar till att få dig att komma igång igen om du är knuten offline. För en vanlig konsument har de förmodligen råd att vara utan sin bärbara dator i ett par timmar när de återställer från en säkerhetskopia. Men förlorad tid för ett företag är förlorade pengar och det är viktigt att ha viktiga uppgifter igång snabbt. Leta efter en leverantör som arbetar med dig för att prioritera arbetsbelastningar och se till att de kan återvinnas effektivt.