Microsoft Project är en av de mer avancerade projekthanteringsplattformarna som finns idag. Den har avancerad teknik som låter dig identifiera det bästa sättet att planera projekt och hitta optimala lösningar för att fördela arbetsbelastningar över ditt team.
Även om Microsoft Project är avsett för både små och stora företag, är det inte den mest användarvänliga projektledningslösningen på marknaden, som du ska ta reda på under denna Microsoft Project-granskning. Om användarvänlighet är viktigt för dig kan du ha det bättre med ett annat system.
Planer och priser
Det finns ett par olika sätt att komma åt Microsoft Project-programvaran, men det mest populära är den Microsoft Project molnbaserade lösningen. Detta kan nås via tre olika prenumerationspaket som, förvirrande, heter Project Plan 1, Project Plan 3 och Project Plan 5. De varierar i pris från $ 10 till $ 55 per användare och månad, och alla faktureras årligen.
Alla tre prenumerationer stöder samarbete och hjälper dig att organisera ditt arbetsflöde genom Gantt-diagram. Oavsett vilken plan du väljer kan du använda rutnäts- och styrelsevyer för att ordna de olika uppgifterna du och ditt team ansvarar för.
Projektplan 1 kan dock endast användas som en webbläsarbaserad applikation medan Plan 3 och Plan 5 levereras med en nedladdningsbar skrivbordsklient. Projektplan 3 är också värt att uppgradera till om du vill kunna tilldela specifika resurser till olika uppgifter, eller om du behöver tillgång till rapportering och tidrapportfunktioner.
Projektplan 5 kommer att uppskattas av erfarna projektledare som behöver modellera projektförslag och jämföra dem med viktiga affärsmetoder. Microsoft Project-prenumerationen på toppnivå stöder också efterfrågehantering, så att du kan skapa ett standardiserat sätt att utvärdera projektidéer från dina kollegor.
Du kan också komma åt den molnbaserade versionen av Microsoft Project genom att registrera dig för en Microsoft 365-prenumeration som låter dig komma åt Microsoft Project Online. Överväg att gå den här vägen om du vill få tag på andra Office-produktivitetsverktyg som Word eller Powerpoint.
Lokala versioner
Om du föredrar att betala för en engångslicens istället för att registrera dig för en löpande prenumerationsplan kan du istället välja en lokal version av Microsoft Project. Det finns tre av dessa: Project Standard 2022-2023, Project Professional 2022-2023 och Project Server. De första två kostar 620 $ respektive 1 030 $, men du måste begära en offert direkt från Microsoft om du är intresserad av att köpa Project Server.
Alla tre lokala versionerna av Microsoft Project är bra för installation på en enda dator åt gången. De saknar samarbetsfunktionerna i molnet Microsoft Project-utgåvor men Project Professional stöder synkronisering med Project Online medan Project Server har avancerade optimeringsverktyg.
Funktioner
Liksom alla bra projektledningslösningar ingår anpassningsbara Gantt-diagram i Microsoft Project, så att du kan visualisera projektets arbetsflöden och resurser. Men Microsoft Project saknar heller inte avancerade projekthanteringsfunktioner.
Ett exempel är den högnivåverktygssats för budgetering av projekt som kommer med denna plattform. Genom detta kan du göra ”Earned Value” -beräkningar som returnerar beräknade kostnader och avkastningssiffror för ett föreslaget projekt. Detta är en utmärkt funktion som kan hjälpa dig att strategisera vilka projekt du ska ta dig an.
Du kan använda Microsoft Project för att hålla koll på allt arbete som utförs i hela din organisation genom att spåra uppgifter som tilldelats specifika personer samt allmänna mål som måste uppfyllas. Det är också möjligt att övervaka resurser och det finns mycket utrymme för detaljerad information. Till exempel kan ytterligare paneler läggas till i dina diagram som gör saker som redogör för hur materialkostnader kommer att förändras över tiden.
Om du är en erfaren projektledare kan du ta ditt Microsoft Project-system till nästa nivå med interaktiva instrumentpaneler som kommunicerar den aktuella statusen för dina projekt. För att göra detta behöver du dock programmeringsförmåga och ett separat abonnemang på Microsoft Power BI.
Gränssnitt och används
Om du någonsin har använt Microsoft Excel eller ett annat Microsoft-produktivitetsverktyg är chansen att du känner dig hemma när du navigerar runt i Microsoft Project. Liksom andra Office-program finns verktyg och genvägar i en stapel längst upp på skärmen.
Men "hemma" betyder inte "bekvämt". Även om Project kan se ut som Excel, måste du ha en grund i projektledningskoncept för att förstå vad som händer i Microsoft Project-gränssnittet. Till vänster på skärmen hittar du ett kalkylark relaterat till uppgifter och resursdata. Under tiden är på höger sida en interaktiv visualisering av ditt schema.
Det finns ingen mobilapp som replikerar funktionen för den stationära eller webbläsarbaserade Microsoft Project-upplevelsen. Det finns dock ett par närbesläktade applikationer. För det första erbjuder Microsoft Project Portfolio Dashboard-webbappen som låter dig designa omfattande projektrapporter på din iPad. Och sedan finns det iOS och Android Project Microsoft Planner-applikationen som kan synkronisera dina personliga uppgifter och schemalägga från Project Online.
Stöd
Microsoft uppnådde verkligen inte sin status som ett av världens ledande tekniska varumärken utan att erbjuda ganska bra kundsupport. Om du stöter på ett problem med din Microsoft Project-prenumeration eller installation kan du få hjälp från en supportagent via telefon.
Tävlingen
Där Microsoft Projects saknar vänliga handledning som hjälper dig att komma igång snabbt, är konkurrenter som Monday.com eller Zoho Projects så intuitiva att de knappast behöver tutorials i första hand. Microsoft Project är kraftfullare än dessa alternativ, men dess branta inlärningskurva betyder att det bara är ett bra alternativ om du behöver de avancerade verktygen som medföljer denna projektledningslösning.
Slutlig dom
Även om det inte vinner några priser för enkelhet, är Microsoft Project fortfarande ett utmärkt verktyg för projektledning för erfarna yrkesverksamma. Dess förmåga att förutsäga projektkostnader och tilldela resurser baserat på intrikata detaljer gör att det helt enkelt kan gå längre än och göra mer än de alternativa projektlösningarna.