Tid är pengar, som ordspråket säger, och det skulle vara mottot på vapenskölden om Hubstaff hade en.
Och enligt Hubstaff-webbplatsen har denna verksamhet idag återkommande månadsintäkter på 499 000 USD och mer än 4300 kunder.
I denna sektor är det blygsamma siffror, men Hubstaff växer med tre olika produkter tillgängliga.
Dessa är;
- Hubstaff Task - ett verktyg för projektledning
- Hubstaff Talent - för att hitta begåvade människor över hela världen
- Hubstaff - ett tidsspårnings- och övervakningsverktyg
Det är den tidsspårningsapplikation som vi kommer att granska idag, en lösning som tar en radikalt annan metod för att övervaka personal som kan arbeta för ditt företag.
- Vill du prova Hubstaff? Kolla in webbplatsen här
Funktioner
Hubstaffs strategi är inte en som många övervakningsleverantörer har tagit och därför är den mycket lämplig för vissa affärsmodeller och mindre lämplig för andra.
Vad Hubstaff erbjuder är en enkel spårningslösning som automatiskt länkar till löner, så att personal kan betalas direkt för arbetstid istället för någon annan mätvärde.
Enligt Hubstaff är lösningen avsedd att leverera stressfri arbetsövervakning, där administratörer kan få en snabb överblick över var anställda befinner sig i alla projekt via skärmdumpar, applikationsanvändning, besökta webbplatser och GPS-plats.
Keylogger ingår inte, eftersom Hubstaff inte är den typen av spårningsprodukt.
Den övervakar om tangentbordet används och musen flyttas, men det är gränsen för hur invasivt det blir.
Tidshantering på systemet kan göras på två olika sätt, beroende på hur du vill logga tid mot projekt eller uppgifter.
En enkel manuell tidrapport kan göras som beskriver arbetstiderna, och sedan anger personalen de delar som de arbetade med och hur den här tiden fördelades.
Om detta låter som ett projekthanteringsverktyg är det lite, men du kan inte mata in framtida händelser för att frigöra den potentialen.
Alternativt har Hubstaff en app som kan installeras på en dator eller mobil enhet som kallas "stoppur" som arbetaren kan aktivera för att ange att de börjar arbeta och klicka sedan igen för att komma ur klockan.
Beroende på hur du spenderar din dag kan detta fungera bra eller vara super irriterande. För om mitt i arbetet med Project A och ledaren för Project B ringer så måste du stoppa och sedan starta stoppuret igen och sedan upprepa det när samtalet avslutas.
För en upptagen person som arbetar med flera projekt och snabbt växlar mellan dem kan detta bli en mardröm där du glömmer att klicka på knappen och tiden går till fel projekt, eller om du arbetar gratis.
Situationerna där denna lösning är mest användbar är de där arbetare antingen arbetar hemifrån eller är mobila, såsom säljare och leveransarbetare.
Det kan också vara lämpligt för hemmabaserade telesälj och distribuerade projekt som involverar paketarbete för många bidragsgivare. Bokföring, mjukvaruutveckling, leadgenerering, alla dessa skulle vara lämpliga.
Vad detta inte lämpar sig för att tillhandahålla är juridiska bevis mot en anställd, varningar om att känsliga uppgifter har kopierats till en USB-nyckel eller att en arbetare missbrukar en annan genom att använda sin dator.
En unik försäljningsargument för denna lösning är dess integrationer med andra applikationer. Dessa inkluderar; GitHub, Jira, Zoho Projects, FreshBooks, QuickBooks (Windows och Online), Salesforce, Freshdesk, Zendesk och andra.
Med några av dessa integrationer är det inte nödvändigt att ha redovisningspersonalens viktiga arbetstid i lönesystemet, eftersom arbetstiden automatiskt kan kopplas till medarbetarregistreringen på till exempel FreshBooks eller QuickBooks.
Det finns ett antagande här att anställda förstår Hubstaff tillräckligt bra för att inte förstöra sin egen lön, men det ger möjlighet att effektivisera en flexibel arbetsmodell med konton.
Gränssnitt
Hubstaff-gränssnittet använder den väl beprövade metoden att segmentera skärmen för att hålla menyerna till vänster och den expanderbara innehållspanelen till höger.
Denna layout fungerar särskilt bra med skärmar med högre upplösning, eftersom innehållspanelen expanderar för att visa mer per definition.
Vår enda kritik av gränssnittet är att det använder för mycket utrymme för att se attraktivt ut, och det kan visa mer data om designarna inte var kär i vita utrymmen överallt.
En mer komprimerad presentation kan dock vara mer skrämmande för nya användare, och den nuvarande layouten är mycket tillgänglig.
säkerhet
Hubstaffs säkerhet förbättras genom användning av Amazon AWS som förvar för inspelade skärmbilder. Denna tjänst anses vara ganska säker och har rykte om hög tillgänglighet.
Tillgången till systemet styrs dock bara av en e-postadress och ett lösenord, och Husbstaff inkluderar inte tvåfaktorautentisering eller någon annan extern verifieringsmetod.
När du tänker på att om detta system skulle hackas kan det få konsekvenser för anställdas löner, är säkerheten för webbgränssnittet inte så stark som vi skulle föredra.
Det enda sparande är att betalningssystem, som Paypal, kräver separata autentiseringar för att ansluta dem eller behålla befintliga referenser.
Planer och prissättning
Hubstaff har fyra planer om du inkluderar det kostnadsfria alternativet för enanvändare. De tre betalda alternativen heter Basic, Premium och Enterprise och kostar $ 7, $ 10 och $ 20 per användare och månad med ytterligare funktioner som läggs till på varje nivå.
Dessa priser baseras på månatliga kontrakt och dessa kostnader kan sänkas till $ 5, 8 $ och $ 16 för de som är beredda att betala årligen. Även om du också måste veta att det minsta antalet användare är två, så den lägsta utgiften är dubbelt så mycket som du betalar.
Vad de två bästa nivåerna, Premium och Enterprise erbjuder, är en komplett mekanism för att koppla anställdas aktivitet till betalning och fakturering. Och Enterprise tar denna funktion ett steg längre med Fleet tracking och ett concierge-konto.
Vad dessa kostnader inte tar emot är några glidande kostnader per volym, även om vi är säkra på att Hubstaff skulle vara intresserad av att diskutera prissättning för konton med hög volym.
Det maximala antalet användare som någon plan stöder är för närvarande 350.
När det gäller produkten är det ett märkligt konstigt tillvägagångssätt när det gäller tidsstyrning, där tonvikten ligger på att försöka få arbetarna att hantera sig själva genom att registrera vad de gör så att de kan jämföras negativt eller positivt med sina medarbetare.
Hubstaff försöker argumentera för att detta inte är invasivt eller frätande för medarbetarnas förtroende på sin blogg, även om det är värt att notera att inte alla som valde att kommentera dessa inlägg var överens om deras positiva syn på detta scenario.
På Hubstaff-webbplatsens resurser finns flera dokument som diskuterar den potentiella negativa inverkan på anställda och de juridiska konsekvenserna av övervakningspersonal.
Tyvärr baserar sig dessa dokument på ämnet på USA och tar inte hänsyn till lagar, efterlevnad och begränsningar som tillämpas någon annanstans.
De säger att de ska rådfråga en advokat innan vi implementerar ett system, och vi stöder det förslaget till fullo.
Hubstaff verkar ha för avsikt att skämma anställda att bara fakturera sina arbetsgivare för den tid de är 100% upptagna med arbete och uppmuntra dem att göra all annan aktivitet personlig tid som inte finns på deras tidrapport.
Vad detta tillvägagångssätt saknar är några rimliga kontroller av hur långt detta kan tas och hur förtryckande en regim det kan skapa. En där du begränsar hur länge du läser något på skärmen eftersom arbetaren bredvid dig uppfattas som mer produktiv.
Erfaren personal som slutför sina uppdrag snabbt kommer att bli mycket mindre stressad av detta system än en ny arbetare som inte har sin kunskap, vilket uppmuntrar till en sink-eller-sim-mentalitet som i slutändan leder till högre personalomsättning.
Slutlig dom
Som med många övervakningsverktyg måste förväntningarna vara att Hubstaff ska öka produktiviteten för all personal och hjälpa till att rensa bort de som är mindre produktiva.
Det är för en potentiell kund att avgöra om priset för att uppnå dessa förbättringar är värt att betala, både i licenskostnader och personalmoral.
- Vi har också sammanställt den bästa mjukvaran för medarbetarövervakning.
