Att leva i en virtuell värld just nu behöver inte vara så begränsande. Även om det är sant att många av oss är självisolerande och utnyttjar arbetet med en bärbar dator och zoomchatt, finns det sätt att hålla en virtuell händelse för en affärsmöte, videokonferens, produktdemonstration eller till och med en fullfjädrad kick-off party. Som företagsledare behöver vi inte undra om folk hoppar över evenemanget eller ens undviker att delta eftersom det finns bättre alternativ.
Lyckligtvis gäller fortfarande många av principerna och koncepten från en riktig personlig händelse för att hålla en virtuell händelse - ända ner till snacks och kaffe och lära känna dig. Det är en bra idé att efterlikna en riktig händelse så mycket som möjligt för att hjälpa människor att känna sig bekväma och delta, och så att de håller fast vid evenemanget och inte hoppar av plötsligt.
Även om det kan finnas några tekniska hinder, är det fortfarande möjligt att samarbeta med massorna på ett sätt som är effektivt och produktivt och leder till samma framgångsnivå. Den viktigaste delen av detta är att vara avsiktlig - att inse att människor är oroliga och stressade över den globala pandemin och att de har många saker som konkurrerar om deras uppmärksamhet. När det finns ett strömlinjeformat tillvägagångssätt för evenemanget, konsekvent kommunikation och extra förmåner involverade, kommer du att upptäcka att människor är lika intresserade och fångna.
1. Kommunicera om vad du kan förvänta dig
Ett av de viktigaste stegen för varje evenemang är en överföring från den verkliga världen. Ju mer du kan kommunicera om vad du kan förvänta dig - med hjälp av en agenda, en webbplats med mer information, e-postmeddelanden med uppdateringar om schemat och foton av dem som talar - desto bättre. Detta utnyttjar det grundläggande mänskliga behovet av att vara "in know" om alla händelser.
Det hjälper också deltagarna att veta om evenemanget kommer att vara mycket strukturerat och värdefullt, även om det ”krävs” för dem. (Undvik misstaget att tro att en nödvändig händelse automatiskt garanterar framgång.) En virtuell händelse hindras redan av det faktum att en deltagare kan ha en smartphone som sitter bredvid dem eller till och med en hemmetelevision och en TV-spelkonsol. Om de vet att det kommer att vara detaljerad diskussion och beslutsfattande kommer de att lägga telefonen åt sidan.
2. Använd Facebook-evenemangsfunktioner
Det finns något nästan magiskt med att använda Facebook-eventfunktionerna. Till att börja med, i en virtuell miljö där alla är på en bärbar dator och använder Zoom för att delta, är evenemangets funktioner på sociala medier rent guld. De får allt att verka mer officiellt. Emellertid gör evenemangsfunktionerna också mycket mer än så.
Eftersom vi alla är distraherade idag, med flera alternativ när det gäller hur vi ansluter, skickar evenemangsfunktionerna aviseringar som påminnelser och spårar vem som faktiskt deltar och vem hoppar ut. Denna information kan hjälpa dig för varje möte. När du har hållit ett evenemang kan du sedan spåra framgången och kontakta dem som hoppade ut direkt. Och underskatta inte värdet av grupptryck. Eventfunktionerna visar de potentiella deltagarna som annars har gått med på att vara en del av evenemanget.
3. Planera för improviserad diskussion
En annan lärdom från verkliga händelser är att möjliggöra improviserade diskussioner. Det finns en frestelse att gå direkt till affärer direkt, hoppa direkt in på agendan. Undvik det scenariot. Återigen talar vi om distraherade människor som deltar på en bärbar dator. De flesta av oss behöver en tid för att anpassa oss till det konstiga att delta i ett virtuellt evenemang, och vi vill lära känna dem som deltar på ett icke-strukturerat sätt.
Tillåt åtminstone tio minuter eller mer för människor att komma ikapp, prata om vädret och till och med gå in på personliga problem. Ingen gillar att delta i ett möte där det finns en kall, steril agenda och ett huvudtalande huvud. Även i den verkliga världen är det händelser som människor hoppar över så snart de börjar.
4. Gör tre gånger så mycket marknadsföring
För att se till att en virtuell händelse lyckas är det viktigt att påminna deltagarna flera gånger. Antag att människor är extremt distraherade, så du måste marknadsföra evenemanget tre gånger så mycket eller mer. Detta kan inkludera att skicka e-post, textmeddelanden, chattmeddelanden på sociala medier och andra inbjudningar utöver vad du normalt skulle göra. Att förstå hur människor använder digital kommunikation - det vill säga de rullar förbi saker snabbt - betyder att du kommer att behöva överkommunicera med dem och försöka fånga deras intresse och uppmärksamhet.
Ett tips här är att spåra framgångarna för alla inbjudningar för varje evenemang. Om du skickar e-post, se till att du använder ett verktyg som kan spåra om potentiella deltagare öppnade och läste meddelandet. Om du publicerar på sociala medier, spåra gillanden och delningar. Detta hjälper dig att hålla dig avsiktlig om hur ofta du kommunicerar om evenemanget och vad som har eller inte har fungerat tidigare.
5. Uppmuntra mellanmål och kaffetid
Gissa vad? En anledning till att vi deltar i riktiga personliga möten är gratis snacks. Det är mänsklig natur. I en virtuell miljö kan detta vara utmanande men inte omöjligt. Om du bestämmer dig för att hålla ett företagsmöte om några veckor och vill att alla ska delta, prova att erbjuda liknande incitament. På händelsehanteringswebbplatsen EventBrite kan du till exempel skapa en registreringssida för dina anställda. Om de fyller i det och klickar på rätt alternativ under registreringen, erbjuder du en kampanjkod för en gratis UberEats-leverans eller en gratis bagel på ett lokalt matställe - levererat till mötet.
Låt oss säga att du planerar en ny produktlansering - skicka varje deltagare en gratis kod för en kopp kaffe på Starbucks som de kan använda till mötet. Det här konceptet kan tyckas vara gammalt och anställda eller deltagare kanske bara använder koden och inte deltar i mötet, men det är åtminstone ett försök att efterlikna ett verkligt incitament som faktiskt fungerar.
- För professionella konferenser, kolla in de bästa konferenstelefonerna.