GoToMeeting är ett av många strategiska affärsverktyg som alla försöker fånga vad som har blivit den viktigaste tekniken för dem som arbetar separat.
Utvecklat av LogMeIn från tidigare lösningar GoToMyPC och GoToAssist, är detta videokonferensverktyg mest känt för de höga krypteringsnivåer som det erbjuder och dess förmåga att fungera bakom brandväggar.
De som vill uppleva en 14-dagars testperiod kan registrera sig på https://www.gotomeeting.com/
I den här funktionen tar vi dig igenom din första dag med GoToMeeting och beskriver vad du kan förvänta dig. Låt oss komma igång med GoToMeeting och ge den viktiga informationen du behöver för att få ut det mesta.
- Läs vår fullständiga recension av GoToMeeting här
1. Navet
När du registrerar dig för GoToMeeting kommer du först till webbgränssnittet eller 'Hub' som det heter, och i vissa konferensapplikationer är det allt du behöver. Och du kan göra mycket här, men det du inte kan göra omedelbart är att vara värd för ett möte.
Vi täcker vilket extra steg du behöver göra snart. Men först, låt oss titta på Hubgränssnittet och organisera vårt mötesutrymme.
Som värd för ett möte kan du definiera namnet på rummet där det kommer att hållas, bjuda in människor att gå med och planera evenemanget (eller planera om det behövs).
Men att ställa in rummet är den första uppgiften du behöver utföra. Låt oss göra det nu genom att klicka på knappen "Ställ in ditt rum".
2. Ställ in ditt rum
Det första kravet för varje rum är att det har ett unikt namn och att det är bäst att välja något som de som deltar lätt kan relatera till. Vi rekommenderar att du har en standardstruktur för namngivningsrummen och mötena, eftersom det är mindre troligt att människor glömmer att dyka upp.
Vi kallar vårt rum, fantasifullt tänker vi, Pro.
Du kan ge rummet en viss färg och till och med ett tema om du vill ha något lite distinkt.
3. Skapa ett möte
När vi väl har skapat ett rum kan vi använda den virtuella platsen för att ha ett möte. Navet har en stor blå knapp för att göra det, och det utlöser en guide som ställer många frågor.
Dessa inkluderar på första sidan vad mötet kommer att kallas till, när det kommer att ske, och om det är ett engångsevenemang eller en vanlig plats.
Det finns ytterligare tre sidor i mötesdefinitionen, den andra tillåter definierar hur ljud ska hanteras, den tredje är för anpassning och den fjärde gör det möjligt att definiera en medarrangör och skapa ett lösenord som styr åtkomst.
Förmågan att ha en medarrangör är en särskilt användbar funktion. Eftersom det tillåter en annan person att vara värd för mötet om skaparen inte är tillgänglig.
4. Inbjudningar
När ett möte har definierats visas det på navet och härifrån kan du kopiera inbjudan till alla dem du vill delta i.
Om du tillåter telefoner att ringa in på ett nummer och bidra rent med ljud, visas även de lokala telefonnummer här.
Du kanske tror att du nu är inställd på att ha ett möte, men det finns ett ytterligare steg som du måste ta innan du är redo att vara värd eller gå med. På varje dator måste du installera skrivbordsapplikationen.
5. Installera skrivbordsappen
Om du klickar på Start-knappen för ett möte och inte har installerat skrivbordsapplikationen kommer du omedelbart till en skärm där du kan ladda ner och installera appen. Det säger sig självt att om vanliga användare i ditt företag inte har befogenhet att installera appar, kan det vara nödvändigt med någon kontakt med dem i din IS- eller IT-avdelning för att göra detta möjligt.
När applikationen väl är installerad startar den när du klickar på 'Start' och frågar hur du vill gå med i mötet.
Med det ur vägen har mötet påbörjats effektivt, men som standard är video- och ljudströmmarna inaktiverade som standard. Det här är inte dåligt, eftersom det ger dig en chans att se till att ditt utseende är acceptabelt och att belysningen är tillräcklig för att andra ska se dig och att du har anslutit en mikrofon om det behövs.
6. Applikationskontroller
GoToMeeting-applikationen har några enkla kontroller längst ner som gör att användare kan inaktivera och aktivera video och ljud, dela sitt skrivbord och lämna mötet.
Den enda skillnaden som mobilplattformanvändare kommer att märka är att de inte har möjlighet att dela sitt skrivbord, men i andra avseenden är det identiskt. Om video är aktiverat ser du en liten panel som visar hur din video ser ut, så att du förstår vad andra ser.
En annan intressant funktion finns längst upp till vänster där du kan se en inspelningsknapp ”REC”. Detta kommer att spela in mötet för framtida referens.
Längst upp till höger finns fyra ikoner som visar deltagarpanelen, har tillgång till de inbyggda chattfunktionerna, ljud- och videoinställningar och ett informationsavsnitt som också innehåller några supportlänkar.
Och slutligen, längst ner till vänster är en inställningsikon där du kan konfigurera alla standardvärden. Dessa inkluderar de föredragna högtalarna och mikrofonen och applikationsintegrationer, och där alla dokument som rör mötet lagras lokalt.
7. Hantera ett rum
Att hantera ett rum är väldigt enkelt. När du bjudit in de visas i en panel längst ner till höger om applikationen där du kan se dem.
Tekniskt sett kan GoToMeeting ha upp till 251 personer i samma möte samtidigt inklusive värden, och det visar hur många som deltar för närvarande.
Som värd kan du stänga av ljudet från en deltagare, bjuda in nya personer, låsa mötet från alla som kommer in sent och ge tangentbord och mus kontroll över värdsystemet till en annan användare.
Och om värden skulle behöva lämna, kanske för ett nytt möte, kan du till och med göra någon deltagare till presentatör eller arrangör. Många av dessa funktioner finns i en rullgardinsmeny som visas om du klickar på chevronen till höger om deltagarnas ljudikon.
8. Bara för många människor
Med förmågan att hantera så många deltagare kan det vara svårt att hålla reda på vem som pratar.
Tack och lov utvecklarna av GoToMeeting de av det och du kan filtrera vem som visas på applikationens huvudpanel.
Som standard har appen Visa alla inställd, och du kan se det i mitten av baren längst upp med två chevroner bredvid den. Genom att klicka på detta visas en meny där du kan växla till att bara visa de deltagare som aktivt pratar, de med aktiva kameror eller dölja alla.
I vårt exempel inaktiverades alla kameror, varför det alternativet är nedtonat.
Det finns många andra knep och funktioner för GoToMeeting, men förhoppningsvis bör några av dessa pekare hjälpa dig att komma igång.
- Bästa webbläsare 2022-2023: de snabbaste och säkraste sätten att komma online