eFileCabinet är helt enkelt en av de bästa programvaruplattformarna för dokumenthantering. eFileCabinet erbjuder detaljerad kontroll över säkerhet, fildelning, versionering och mer. AI-funktioner hjälper dig att automatiskt kategorisera dina filer och med optisk teckenigenkänning kan du söka i alla data i skannade filer. Den enda nackdelen med eFileCabinet är att det kan vara dyrt, speciellt om du har många användare eller behöver integrationstillägg.
I vår eFileCabinet-recension hjälper vi dig att avgöra om den här dokumenthanteringsplattformen är rätt för ditt företag.
- Den bästa programvaran för dokumenthantering
Planer och prissättning
eFileCabinet erbjuder tre prissättningsalternativ. Advantage-planen kostar $ 55 per användare och månad om den faktureras årligen och inkluderar 1 TB lagring tillsammans med alla eFileCabinets väsentliga funktioner. Du är dock begränsad i vilka tillägg du kan köpa, så eFileCabinet kan inte särskilt förlängas med Advantage-planen.
Affärsplanen kostar $ 99 per användare och månad om den faktureras årligen och inkluderar 5 TB lagringsutrymme för ditt företag. Denna plan inkluderar sida-vid-sida-förhandsgranskning av dokument och integrationer med Microsoft OneDrive och Google Drive. Det gör det också möjligt för dig att köpa tillägg för Salesforce-integration, enkel inloggning, automatiserade arbetsflöden och e-postintegration.
Den obegränsade planen kostar 199 USD per användare och månad som faktureras årligen. Denna plan inkluderar alla eFileCabinets tillägg plus obegränsad dokumentlagring.
Funktioner
eFileCabinet har många funktioner som hjälper anställda att dela filer, hantera dokument och effektivisera arbetsflöden.
En av de bästa sakerna med eFileCabinet är hur enkelt det gör fildelning. Med den här programvaran kan du direkt dela filer med vem som helst, inom eller utanför din organisation. Det finns ingen gräns för antalet gästanvändare du kan arbeta med dokument i ditt konto, oavsett din plan. Dessutom har du kontroll över redigeringsbehörigheter och kan välja att få aviseringar när en delad fil laddas ner.
Särskilt, med eFileCabinet kan du också begära filer från andra användare eller gäster. När du gör en filbegäran kan du skapa flera dokumentfält och bestämma om de är obligatoriska eller valfria. Du kan också förinställa uppladdningsplatsen för filer så att de automatiskt laddas upp till mappen där de hör hemma.
Ett av sätten som eFileCabinet hjälper till att hålla ditt företag organiserat är med mappmallar. Med mappmallar kan du skapa standardiserade kataloger med förnamn mappar. Du kan till exempel skapa en mall där en överordnad mapp innehåller 12 underkataloger, var och en med namnet på en enskild månad.
Fördelen med detta system är att varje fil du skapar eller tar emot har ett hem. Dessutom är det enkelt att standardisera mappstrukturer för alla dina anställda i hela ditt företag. Det gör det lättare att dela och lokalisera filer och eliminerar den potentiella förvirring som kommer från varje anställd som skapar sitt eget arkivsystem.
Företags- och obegränsade användare har tillgång till automatiserade dokumentarbetsflöden, vilket är ett kraftfullt sätt att effektivisera ditt företag. Ett program som eFileCabinet belyser är att automatiskt namnge och arkivera ett inkommande dokument baserat på förekomsten av vissa nyckelord i själva dokumentet. Du kan också använda arbetsflöden för att dela upp formulärfält i sökbara underkategorier, vilket gör dina dokumentsökningar ännu mer kraftfulla.
Gränssnitt och i bruk
eFileCabinets webbplattform är i allmänhet mycket lätt att navigera med en design med tre paneler som gör att du kan se hela din mappkatalog, filerna i en vald mapp och en förhandsvisning av en enskild fil. Det finns också ett sökfält för snabba dokumentsökningar och en favoritpanel för enkel åtkomst till dina mest använda mappar.
Det är dock värt att notera att du inte kan redigera dokument i eFileCabinet. Detta är lite nedslående, särskilt när du bara behöver göra enkla ändringar i ett Word-dokument eller -formulär. Med det sagt kan du spara obegränsade filversioner, vilket är trevligt för att arbeta med projekt med massor av revisioner.
eFileCabinet erbjuder också mobilappar för iOS och Android. En anmärkningsvärd sak med mobilapparna är att de gör att du kan ta bilder av valfritt pappersdokument och omedelbart ladda upp dem till eFileCabinet-molnet.
Stöd
eFileCabinet erbjuder support via telefon, e-post och livechatt från 7 till 18 Mountain Time, måndag till fredag. Du kan köpa 24/7 telefonsupport som ett valfritt tillägg (endast pris per offert). eFileCabinet har också en online kunskapsbas som innehåller mycket detaljerade användarhandböcker för de flesta av programvarans viktigaste funktioner.
säkerhet
eFileCabinet är värd för dina dokument i molnet och tar säkerheten på allvar. Alla filer krypteras i vila och din anslutning till molnet krypteras med SSL. Tvåfaktorautentisering under inloggning är också en standardfunktion.
Dessutom har administratörer en betydande kontroll över programvaran. Du kan ställa in lösenordskomplexitetskrav, välja IP-adress vitlistning eller begränsa inloggningstider. Administratörer har också tillgång till kompletta aktivitetsloggar för alla användare.
Den enda säkerhetsfunktionen vi missade var möjligheten att ställa in nedladdningsgränser för delade filer. eFileCabinet erbjuder också snabbåtkomliga URL-länkar till dokument, som, även om det är bekvämt, inte är särskilt säkra.
Tävlingen
Det finns mycket att gilla med eFileCabinet. Men om det inte har de funktioner eller integrationer som ditt företag behöver, överväg Dokmee eller DocuWare. Dokmee är designat för företagsföretag och automatisering av arbetsflöden är standard. DocuWare erbjuder ytterligare mobila verktyg och efterlevnadsfunktioner, tillsammans med hela 500 integrationsalternativ. Båda plattformarna erbjuder endast prissättning, men förväntar sig att de blir dyrare än eFileCabinet för medelstora företag.
Slutlig dom
eFileCabinet är en kraftfull dokumenthanteringsprogramvara med många bra funktioner för små och medelstora företag. Plattformen gör det enkelt att standardisera filorganisation i ditt företag och att automatiskt organisera filer med AI-baserade arbetsflöden. Det har också robust stöd för fildelning och styrning. Även om eFileCabinet är dyrt, kan det vara värt kostnaden att graden av att det kan effektivisera ditt företag.
- Vår guide till den bästa programvaran för dokumenthantering
