Många företag upplever det mest dramatiska skiftet i hur vi arbetar på decennier - om inte i den senaste mänskliga historien. Inte sedan pandemin 1919 upplevde världen en kolossal och plötslig förändring i hur och var anställda arbetar och hur de ansluter till varandra.
Det finns tips om några goda nyheter. En dag kommer vi att återgå till det normala och det finns några tecken på att pandemin avtar i vissa områden. Det finns emellertid också tecken på att pandemin vinner mark på platser som Frankrike och Japan. En sak är säker - anställda kommer att arbeta hemma under överskådlig framtid och det är klokt att utveckla långsiktiga planer. Dessa tips kan hjälpa dig att utveckla en strategi nu istället för att hoppas att problemet avtar.
1. Utveckla en robust videokommunikationsstrategi
Prioritet en, framför allt annat, är att låsa in i ett videokonferensverktyg som alla använder. Detta är det första steget eftersom varje företag måste ta reda på hur man kommunicerar på ett sätt som replikerar personlig kontakt. Det finns anställdas mentala hälsoskäl till detta, företagskontinuitetsskäl - och ekonomiska skäl när det gäller företaget. Utan ett vanligt sätt att ansluta via video - oavsett om det är en-mot-en, i mindre grupper eller som ett helt företag - kommer det att finnas omedelbara problem. Märkligt nog har många företag inte gjort det ännu och förlitar sig på flera videochattappar som Skype, Zoom och till och med Apple FaceTime.
Problemet är att det ofta inte finns en strategi för hur detta fungerar - vem som har betalt konton i organisationen, om det finns säkerhetsstandarder eller om videochattappen körs på enheter som stöds. Det är ofta inte dokumenterat och det finns lite kommunikation, främst för att detta massiva skifte till fjärrarbete överraskade så många av oss. Även om det finns vissa vanliga appar och bra kommunikation är det inte tillräckligt robust för att hantera frågor som ett möte för alla företag eller en metod för att kommunicera brådskande information.
2. Gör ett lufttätt anställd som arbetar hemifrån
Juridiska experter har sagt.com att ett telekommunikationsavtal inte längre är frivilligt. Problemet är att många företag inte hade en på plats för alla arbetstagare före pandemin, eller så tog den inte upp problemet helt. De flesta har experimenterat här och där med avlägsna arbetsarrangemang men inte i denna skala. Det är viktigt att utveckla ett kontrakt som en del av din långsiktiga planering, med början i ett avsnitt om de anställdas hälsa och säkerhet. Detta skyddar dem och klargör företagets position, men det skyddar också arbetsgivaren när det gäller hur mycket företaget ansvarar för anställdas välfärd. (Enligt juridiska experter behöver ett företag fortfarande säkerställa att den anställde har en säker och hälsosam arbetsmiljö, även hemifrån.)
Kontraktet bör utvidgas till många andra områden. Den ska svara på frågor som: vem är ansvarig för alla företagets bredbandstjänster och till vilken kostnad? Om en bärbar dator som är utfärdad av en anställd är skadad, vem ska betala för reparationerna och hur snabbt? Hur många timmar ska den anställde arbeta och hur flexibel är arrangemanget på deras tid under dagen? Ju mer kontraktet kan klargöra vad arbete hemifrån betyder, desto bättre. Det är också viktigt att inte skynda på detta avtal - för ett långsiktigt arbete hemifrån där alla är avlägsna bör kontrakten vara tillräckligt robust för att klara stormen under många månader eller till och med ett år av fjärrarbete.
3. Minska de appar och verktyg du använder för att effektivisera fjärrarbete
En av de plötsliga insikterna för många företag är att de litade på alltför många affärsappar och -tjänster. Det finns företag som tillåter flera molnlagringstjänster som Dropbox och Microsoft Onedrive för olika team förutom molnlagring de erbjuder med sitt eget datacenter eller från Amazon. Detta var redan en förvirrande situation före pandemin. Företagets ursäkt var att det hjälpte arbetskraften att röra sig och hålla kontakten.
Inte längre. Överflödet av appar som används av anställda (antingen sanktionerade av företaget eller inte) har skapat ännu mer förvirring och kaos, särskilt för din helpdesk och IT-hantering. Det är inte bara svårt att stödja så många appar, men de anställda är också förvirrade och mindre produktiva. Under en dag kan de växla mellan Microsoft Teams och Slack, falla in i ett Skype-samtal och sedan använda Zoom på sin iPhone för ett annat möte. Det skapar en hektisk arbetsmiljö. Det äldre konceptet "standarddator" har plötsligt blivit mycket viktigare även för mindre företag med "allt går" -attityd. Det är mycket bättre att låsa in i en mer förutsägbar svit med appar och tjänster.
4. Psykisk hälsa
Det finns en sista punkt att göra om den långsiktiga effekten av att driva ett företag med en fjärrstyrka. Det är viktigt att du tänker på mental hälsa. Att arbeta hemifrån i en vecka eller två är inte så dramatiskt, men när medarbetare arbetar på distans i flera månader kan det skapa spänningar och stress som inte fanns tidigare. Även de som har arbetat hemifrån i åratal eller årtionden kan bli förvånade över de psykiska hälsoeffekterna av att arbeta hemma när du inte får träffa människor på ett kafé eller shoppa på köpcentret som en paus.
Varje långsiktig strategi bör ta itu med denna fråga. Det kan finnas sätt att införa lite levity till arbetsdagen, att lägga till extra tid till Zoom-möten för att "skjuta vinden" eller dricka kaffe tillsammans. Du kan överväga att skicka extra vårdpaket till anställda eller hålla fler Facebook Live-sessioner istället för att bara träffas via Skype eller Zoom.
Det bör inte vara ett mindre tillägg till din affärsstrategi utan front och center - hur man håller anställda engagerade och fokuserade, hur man ger dem tillräckliga pauser och marginaler, hur man utvecklar personliga relationer och tar hand om dem utan ständiga arbetsförväntningar. Anställda som har kul tillsammans - även på distans - arbetar bättre tillsammans.
- Vi har den bästa produktivitetsprogramvaran
- Fjärranslutna VPN: er - vad är de och vilka som är bäst