Mycket ansträngning har gjorts för Microsoft Teams, eftersom företaget ser det som den kritiska komponenten i deras gruppvarufunktionalitet, vilket gör det möjligt för användare att kombinera sina ansträngningar via ett säkert centralt kommunikationscentrum kreativt.
För att uppnå detta mål tar Teams fyra viktiga affärsfunktioner och kombinerar dem till en enda enhetlig plattform. Dessa inkluderar meddelanden, samordning av möten, röst- och / eller videosamtal och slutligen integreras det med Microsoft Office 365 tillsammans med andra affärskritiska verktyg som du använder för att stödja ditt företag.
Därför kan du kommunicera med individer eller grupper, samordna möten och aktiviteter, ha register över all kommunikation och samarbeta om dokument inom Teams-arbetsflödet.
Låt oss komma igång med Teams och gå igenom exakt hur du använder det.
- Du kanske chattar på en av våra bästa bärbara datorer från 2022-2023
1. Starta team
Team kan användas på en dator direkt från en webbläsare, på mobila enheter (Android och iOS) eller via stationära applikationer för PC och Mac.
Men för den här handledningen använder vi webbläsarversionen. Eftersom den innehåller samma funktionalitet och layout som den installerbara appen.
För att använda Teams gå till den här webbplatsen https://teams.microsoft.com/start
Här kommer den att bjuda in dig till "Registrera dig gratis", och den enda begränsningen är att du antingen måste ha eller skapa ett Microsoft-konto just nu.
Om du redan använder affärsversionen av Microsoft Office 365 bör du också se Teams som en av standardapparna på Office-arbetsytan.
När du har angett ett Microsoft-konto och ett lösenord blir du ombedd att säga vilken miljö du kommer att använda Team med de möjliga alternativen i en skola, med vänner och familj eller i ett företag. Varje alternativ anpassar Team något till dessa profiler, men den underliggande tekniken är densamma.
För den här övningen har vi valt alternativet ”För arbete” som standard.
Med ett konto på plats och team konfigurerade för hur du ska använda det, kommer webbversionen att erbjuda dig en stationär app om en finns tillgänglig för operativsystemet på din dator. Det finns ingen nödvändighet att installera detta, men vissa användare är nöjdare med installerbara appar som inte är webbläsarberoende.
Vårt första jobb är att skapa vårt första team. Låt oss göra det nu.
2. Skapa ett team
Teamets kärnstruktur är, förutsägbart, ”teamet”.
För att skapa eller gå med i ett team, klicka på avsnittet Team i sidofältet och markera sedan längst ner till vänster i appen, där det står 'Gå med eller skapa ett team'. Om det redan finns offentliga team ser du de som presenteras för att klicka på, eller så kan du ange en kod för att gå med i ett privat team.
I vårt exempel är ingen av dessa tillgängliga ännu. Vi får bara möjlighet att skapa ett team.
För de företag som redan har Office 365-grupper kan dessa användas som ett snabbt sätt att skapa ett team med medlemmar anslutna, men vi bygger en från grunden genom att välja det alternativet från den första inmatningen.
Du får sedan bestämma om laget är offentligt, privat eller organisationsomfattande. Vem som helst kan gå med i ett offentligt team, privata är endast inbjudna och Org-wide lägger automatiskt till alla i verksamheten.
Du får sedan bestämma vad laget ska kallas, ge det en beskrivning och bekräfta vilken typ det är. Om du har ett privat team som du senare bestämmer ska vara offentligt eller organisationsomfattande, kan du som skapare av laget ändra det senare om du vill.
Men för att Team ska vara användbara måste det innehålla mer än bara ditt namn och detaljer, det behöver de andra teammedlemmarnas. Låt oss lägga till dem nästa.
3. Lägga till teammedlemmar
Det finns många sätt att lägga till personer i Teams, men det enklaste är att skicka dem en e-postlänk som registrerar dem när de klickar på den. Eller så kan du helt enkelt lägga till deras e-postadress direkt i team.
Du kan också importera namn och e-postadresser från andra program som innehåller dessa data, till exempel Outlook, People eller ett annat kontaktförvar.
När ett team har några personer associerade med det kommer det att visas i teamlistan och du kan granska dess medlemmar och alla aktiviteter.
Som standard har den bara ett enda diskussionsämne "Allmänt". I team kallas dessa underavsnitt till ett team kanaler, och vi lägger nu till en av dessa och startar en konversation.
4. Lägg till en kanal
Den information som krävs för en kanal är som ett team. Den har en titel, beskrivning och du kan säga om den är standard eller privat. Det sista alternativet är mycket användbart om du vill delta i en privat konversation med en annan teammedlem men undvika att andra ser det.
När kanalen har skapats kan du lägga till inlägg, ladda filer och interagera med andra i teamet.
Vi skapade en kanal som heter "Holiday adventures" och lade sedan till några webbsidor och ett kort inlägg om kanalen. Varje medlem med tillgång till den kanalen kan larmas om nytt innehåll läggs upp, och du kan också hänvisa till personer i inlägg genom att placera ett @ och sedan deras namn.
5. Kanalsamtal
Att chatta i en kanal är inte som en vanlig chatt där det som sägs uteslutande är mellan två parter, det är mer som en högljudd diskussion i ett kontor med öppen planlösning.
I vårt exempel pratar teammedlem Zen med Mark, meddelandet skickas till Mark, men alla andra kan se konversationen. Även om endast Mark får en varning om att han är i fokus för en kommentar. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt för flera personer att varnas av ett meddelande, och alla kan vara medvetna om vad som sagts, om de har lag öppna eller varningar är aktiverade.
Intressant, även om du inte nämns kan du fortfarande svara på en kanalinlägg, kanske för att säga ”Mark är ute för dagen, kanske han glömde ditt möte?”.
6. Videochattid
Längst ner på panelen till höger finns en rad med ikoner som gör att konversationer kan ha mer innehåll än bara ord, och bredvid dessa är den viktigaste ikonen i Meet.
På samma sätt som en videokamera har ikonen etiketten ”Meet Now”, om du håller muspekaren över den och den initierar ett möte med video som standard.
När du har klickat på den får du möjlighet att inaktivera video, om du föredrar det, och även ge mötet ett ämne. När du väl har gjort dessa val kan du klicka på "Möt nu" och starta mötet, även om du vid det tillfället är den enda som är närvarande.
Med mötet på gång borde du kunna se dig själv och också se en liten kontrollpanel som låter dig stänga av ljudet, inaktivera video, distribuera filer till de som deltar, visa chatt och se vem som deltar.
Du kan också dela skrivbordet eller använda en whiteboard-funktion för att kommentera en bild eller presentation som du kanske diskuterar.
7. Hantera kanaler
Om du går med i en kanal och av någon anledning bestämmer att den inte innehåller något som är relevant för dig, kan du radera kanalen. Men var medveten om att alla konversationer, register över möten och allt annat som har med den kanalen att göra kommer att raderas, och du ändrar dig och får tillbaka det.
Det enda undantaget att rensa är att alla bifogade filer kommer att behållas på Sharepoint, även efter att kanalen har tagits bort.
Självklart, om du tar bort en kanal som skapats för ett möte som inte hände eller projekt som aldrig startade, så är det bra. Men var försiktig med att ta bort kanaler som du kan behöva någon gång, även om det inte är omedelbart.
8. Lägg till mer funktionalitet
Den version av Teams som vi har presenterat är kärnfunktionaliteten för denna produkt, men du kan lägga till alla möjliga funktioner och integrationer till Teams beroende på vilka produkter du använder på arbetsplatsen.
Ett bra exempel på denna töjbarhet är att många företag kommer att köra Office 365 med en molnbaserad kalender, och de som gör det kommer att se en extra ikon till vänster 'Möten'. Detta gör det möjligt att planera möten i framtiden och håller alla informerade om even flyttas eller därefter avbryts.
Microsoft Teams tillhandahåller också anslutningar till ett stort utbud av affärsprodukter från tredje part som KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote och många fler. Om du menar allvar med att använda Teams är det värt att prata med dina IT-medarbetare om vilken extra funktionalitet du kan ha aktiverat med Microsoft Teams.
- Bästa webbläsare 2022-2023: de snabbaste och säkraste sätten att komma online