Google Workspace innehåller några av de bästa produktivitetsapparna i världen. Du kanske redan har lärt dig några tidsbesparande tips som hjälper dig att få ut mer värde av denna kontorsprogramvara. Men vad de flesta användare inte inser är att Google Sheets, Docs, Gmail och Forms stöder nästan obegränsad arbetsflödesautomatisering. Detta kan vara särskilt värdefullt för små och medelstora företag, som spenderar betydande tid på rutinuppgifter som att dirigera order och utvärdera begäran.
I den här guiden förklarar vi hur arbetsflödesautomatisering fungerar i Google Workspace och markerar några tillägg som du kan använda för att öka kraften i denna kontorssvit för ditt företag.
Vad är arbetsflöden i Google Workspace?
Det tar tid att omvandla rådata till ett formulär som ditt företag kan använda. Om du får en kontaktinsändning från ett formulär kan det behöva konverteras till ett format som kan läsas av ditt CRM-program. Om du får en beställningsförfrågan kan den begäran behöva delas upp och olika uppgifter skickas till olika personer i din organisation.
Tack och lov gör Google Workspace det möjligt att automatisera dessa omvandlingar med dokumentarbetsflöden. Med dessa arbetsflöden kan du ange sekvensen av steg som data behöver gå igenom och sedan genomföra den processen åt dig. Generellt är dokumentarbetsflöden mycket anpassningsbara så att du enkelt kan matcha automatiseringsprocessen till dina affärsbehov.
Du kan skapa automatiserade dokumentarbetsflöden i de flesta Google Workspace-appar, inklusive Google Docs, Sheets, Gmail och Forms.
Hur man automatiserar dokumentets arbetsflöde: Apps Script vs tillägg
Beroende på hur komplex det automatiska arbetsflödet du behöver skapa finns det två olika vägar du kan gå.
Det enklaste sättet att generera arbetsflöden är att använda ett tillägg som är inbyggt för ändamålet. Det finns hundratals automatiseringstillägg tillgängliga i Googles webbutik. Några av dessa är gratis, men många kräver en engångsbetalning eller månadsabonnemang. Om du väljer en betald produkt, kontrollera om företaget som gör det erbjuder kundsupport om du stöter på några hakor.
Om du vill skapa helt anpassade automatiseringar gratis kan du använda Apps Script. Detta är en utvecklarmiljö som byggts av Google för att alla ska kunna skapa tillägg för Google Workspace-appar. Faktum är att nästan alla betalda automatiseringstillägg som du hittar i Googles webbutik byggdes med Apps Script. Det finns gott om resurser som hjälper dig att komma igång med kodning i Apps Script, men det kan vara tidskrävande att konfigurera även en enkel automatisering via kod.
Hur du får åtkomst till automatiseringstillägg
Om du vill bläddra bland tillägg för Google Sheets, Docs, Gmail eller Forms kan du hitta dem i Googles webbutik. Det enklaste sättet att komma åt webbutiken är att hitta tilläggsmenyn i någon av dessa appar och klicka sedan på Hämta tillägg. Detta kommer att visa ett fönster som redan är filtrerat för att bara visa tillägg som fungerar med Google Workspace-appen du använder för närvarande.
Du kan installera alla tillägg från webbutiken genom att klicka på knappen Installera. Observera att betalda tillägg kan kräva att du köper en prenumeration innan du kan börja använda dem.
Vad kan du göra med dokumentarbetsflöden?
För att ge dig en uppfattning om vilka typer av uppgifter du kan utföra med automatiserade dokumentarbetsflöden, låt oss ta en titt på några exempel. Vi använder appar från Googles webbutik, men kom ihåg att du kan skapa många av dessa arbetsflöden gratis via Apps Script.
Alltför vanligt distribueras företagsdata över flera kalkylark. Kanske har du detaljerad försäljningsinformation från olika avdelningar sparade i olika ark. Eller så kan du ha klientinformation från olika inmatningsformulär sparade i separata dokument.
Med automatisering av arbetsflöden kan du enkelt kombinera data från flera kalkylark till en enda mastertabell. Vi gillar att använda SheetGo (börjar vid $ 12 per användare och månad) för detta eftersom det gör det enkelt att ansluta flera Google Sheets-filer. Ännu bättre kan SheetGo också korrigera Excel- och CSV-filer och automatiskt leverera data från dessa dokument till ett kalkylark för Google Sheets.
Det som är särskilt trevligt med det här automatiseringstillägget är att det uppdateras automatiskt. SheetGo kommer att kontrollera de distribuerade kalkylarken för nya data så ofta du vill och spåra ändringar i masterdokumentet med hjälp av redigeringshistorikfunktionen i Google Sheets.
Godkännanden för ledighetsförfrågningar, rapporter och andra interna processer är en integrerad del för att de flesta företag ska fungera smidigt. Med tillägg som Form Workflow Plus (börjar vid $ 300 per år) kan du enkelt länka Google Forms till Sheets för att spåra och hantera godkännandeförfrågningar.
Med det här tillägget behöver en chef helt enkelt skapa ett förfrågningsformulär i Google Forms. Det formuläret dirigeras till utsedda godkännare när det fylls i och all information matas in i ett kalkylark. Arket spårar där begäran är i godkännandeprocessen tillsammans med enskilda godkännares beslut och kommentarer.
Form Workflow Plus stöder också flerstegs godkännande, så det kan vara användbart för mer komplexa arbetsflöden som orderruttning.
Även om det finns gott om e-postmarknadsföringsverktyg tillgängliga kan du skapa överraskande kompletta e-postkampanjer i Gmail med ett tillägg som Yet Another Mail Merge (gratis att använda).
Med den här appen anger du e-postadresserna till alla du vill skicka i ett kalkylark. Sedan kan du skriva ditt meddelande i Gmail och lägga till anpassning med appens inbyggda kod.
När du är redo att skicka, återvänd till Kalkylark och ännu en e-postfusion skickar din e-post till alla på din lista. Du kan spåra e-postöppningar, klick och svar direkt från kalkylarket.
Det bästa med detta verktyg är att du kan skapa ett obegränsat antal kalkylark för olika kampanjer. Eftersom du använder Sheets är det dessutom enkelt att hämta kontaktinformation för att bygga din marknadsföringskampanj från ett CRM, Google Forms eller befintliga kalkylark.
Kalkylark kan vara överraskande effektiva för att lägga upp projektuppgifter och milstolpar. Genom att använda ett tillägg som ProjectSheet kan du dessutom automatisera framstegsspårning i ditt kalkylblad.
Detta praktiska gratis tillägg beräknar automatiskt antalet uppgifter per milstolpe och spårar om varje uppgift har utsetts som komplett, pågår eller inte startas. Baserat på det kommer den att visa en slutförandeprocent för varje projektsteg.
Dessutom kan ProjectSheet hjälpa dig att identifiera när ett projekt faller under schemat. Tillägget markerar automatiskt en förloppsindikator för varje milstolpe grönt, gult eller rött baserat på om underuppgifterna är på, nära eller efter de angivna tidsfristerna.
Att skapa en smartphone-app för ditt företag är normalt en tidskrävande och dyr process som kräver anställning av dedikerade programutvecklare. Men med arbetsflödesautomatisering kan du skapa en grundläggande mobilapp direkt från Google Sheets.
För detta vänder vi oss till AppSheet-tillägget (börjar vid $ 5 per användare och månad). Med den här appen lägger du helt enkelt till data i ett kalkylark. Uppgifterna kan vara vad som helst, från butikslager för att skapa en mobil onlinebutik eller anställdas kontaktinformation för att skapa en intern katalog.
Anslut kalkylarket till AppSheet och redigera sedan egenskaperna för dina datakolumner efter behov. Du kan dela in data och lägga till anpassade uttryck för uppgifter som lagerhantering. När du är redo kan du välja mellan olika fördefinierade visningsmallar för att bestämma hur dina data ska visas i din nya app.
Det bästa med allt detta är att det integreras sömlöst med dina andra automatiserade arbetsflöden på Google Workspace. Du kan konfigurera AppSheet för att utlösa automatiska e-postmeddelanden baserat på utlösare i appen eller för att lägga till data som användare matar in i ett annat kalkylark. Dessutom kan AppSheet skicka ut automatiserade rapporter som du enkelt kan importera till Sheets.
Sammanfattning
Att automatisera dokumentarbetsflöden inom Google Google Workspace kan spara tid och pengar för ditt företag samt låsa upp kraftfulla nya funktioner. Även om det är möjligt att skapa egna automatiserade arbetsflöden med Apps Script, hittar du många gratis och betalda tillägg som stöder automatisering i Googles webbutik. Ge några av dessa utvalda tillägg ett försök idag för att se hur arbetsflödesautomation kan hjälpa alla affärsprocesser att fungera smidigare.
- Vi har presenterat den bästa programvaran för dokumenthantering.