Arbetsgivare står inför många utmaningar just nu. En av dem är hur man hanterar anställda som arbetar hemifrån som inte riktigt har arbetat på distans tidigare. Eftersom företag har flyttat till ett helt avlägset ramverk för anställda finns det kvarvarande frågor om hur mycket de ska arbeta och hur mycket flexibilitet de ska ge dem under dessa försökstider.
Det korta svaret är: Fjärrarbete bör regleras och tydligt definieras eftersom för mycket flexibilitet leder till anställdes frustration och allvarliga produktivitetsproblem. Samtidigt måste arbetsgivare noga balansera några ytterligare riktlinjer för att hjälpa anställda att bryta sig loss från ett styvt, drakoniskt schema - en boll och kedja som låser dem vid deras skrivbord.
En sak är tydlig: Hemarbetare förstår kanske inte varför det finns arbetsgränser alls - både fysiska (gör ett hemmakontor) och virtuellt (håller regelbundna timmar). Dessa två faktorer kommer att vara de viktigaste för dem eftersom arbetsgivare anger riktlinjer och bildar en tydlig förståelse för hur mycket en anställd krävs för att arbeta och när dagen slutar.
Fysiska gränser för kontoret
En av de viktigaste faktorerna med fjärrarbete och hur mycket flexibilitet att tillhandahålla anställda har att göra med den fysiska arbetsytan. Vissa anställda kanske inte vet att den grundläggande regeln för all distansarbete är att skapa ett utrymme för ditt hemmakontor. När den anställde befinner sig i detta utrymme arbetar han eller hon - ärendet avslutas. Du kan diskutera flexibilitet tills du är blå i ansiktet, men sanningen är att ett fysiskt utrymme för arbete skapar en tydlig förståelse.
Det är viktigt att uppmuntra anställda att inte bara skapa detta utrymme utan att upprätthålla en arbetsetik. När de är "på jobbet" betyder det att de är på hemmakontoret. Det är det enda stället de förvarar sin företagsbärbar dator eller affärssmartphone, det är det enda stället de har pappersarbete och en skrivare. Det låter kanske löjligt för dem, men den gränsen ger dem en känsla av att deras jobb nu äger rum på en fysisk plats och kommer att få dem att må bättre om sina jobb.
Det kan tyckas som en dramatisk gest, men det fysiska utrymmet kan också vara det enda där den anställde kommer åt sin e-post eller gör ett videokonferensmöte. Vi vet alla att mobil dator har gjort det möjligt att arbeta var som helst, men en fysisk gräns hjälper de anställda att förstå att de inte behöver arbeta hela tiden. Ironiskt nog, genom att påtvinga sig själva detta kommer de faktiskt att se arbetet som mer flexibelt. Om de lämnar hemmakontoret för att gå till hunden eller laga en måltid, anses det inte som arbete - de har lämnat kontoret.
Att ha den fysiska separationen hjälper också till med deras arbetstid. Det är inte helt flexibelt när det gäller att ta 30 minuter att kyla på soffan - det anses inte som arbete. Det kan vara frestande för anställda att tänka på fjärrarbete som att ha samma flexibilitet att vara på företagskontoret, där det kan vara bra att umgås i pausrummet och överväga att "arbeta" eftersom det innebär att bygga en relation med en kollega eller diskuterar ett projekt på ett avslappnat sätt. Det räknas inte hemma, där det finns en HDTV i nästa rum.
Arbetsgivare kan säga detta: ”Eftersom du arbetar på distans är här den nya definitionen av flexibilitet. Du är välkommen att arbeta flexibla timmar och spendera tid på kontoret tidigt på morgonen, sedan ta en lång lunch eller till och med sluta tidigt för dagen. Du har dock inte flexibiliteten att blanda hemliv och arbetsliv, så när du arbetar ska det vara på ett kontor när det är möjligt. "
Virtuella riktlinjer
Förutom att fysiskt skapa ett utrymme där den anställde alltid arbetar, och sedan lämna det utrymmet betyder att den anställde inte arbetar, bör det också finnas virtuella riktlinjer.
Detta är delvis ett sätt att erkänna att det inte är en perfekt lösning att ha en fysisk arbetsplats. (Det är dock ett av de viktigaste stegen.) Vi vet alla att det är för lätt att ta en bärbar dator i vardagsrummet, att arbeta på en telefon från soffan eller till och med att svara på telefonsamtal när du är ute efter en gå medan du är socialt distanserad från grannarna.
Så här gör du det lönsamt för anställda. Börja först med riktlinjen att allt arbete ska göras på det fysiska hemmakontoret - det är målet. Men om en anställd också inför några virtuella riktlinjer är det också bra. Anta att en mjukvaruutvecklare behöver en paus från hemmakontoret. Han eller hon kanske låter alla veta - helst i en samarbetsapp som Slack - om att behöva arbeta från en veranda en stund. Han eller hon kanske bestämmer: ”Ja, mitt hemkontor är där jag jobbar de flesta dagar och det är den hårda och snabba regeln. Under de närmaste två timmarna ska jag arbeta från verandan för att få en paus från den platsen. ”
Detta hjälper också till med din personals mentala hälsa. Anställda vet att de har skyddsräcken på sin tid och inte behöver arbeta hela dagen, och ändå vet de också att de är fria att arbeta i sin egen takt och i sin egen tidsram. Det är också här flexibilitet kan trumfa fjärrarbetsregler. Det finns alltid alternativ för dem, och det yttersta målet är att slutföra sina projekt.
Virtuella riktlinjer hjälper dock inte lika mycket som fysiska gränser för hemmakontoret. Arbetsgivare bör trycka på att allt arbete i allmänhet ska äga rum vid ett skrivbord. Det borde vara det kulturella skiftet, och otaliga hemmaarbetare kommer att intyga detta. Att ha en plats att arbeta är oerhört hjälpsam som ett sätt att skilja arbete från verkliga livet. Det kan betyda skillnaden mellan en anställd som är glad och produktiv och en som mest är irriterad över att behöva arbeta hela dygnet. I slutändan blir flexibilitet en skuld.
- Vi har också presenterat den bästa mjukvaran för projektledning.