Om du letar efter sätt att förbättra dina e-postmeddelanden för företag är du inte ensam. Professionella kämpar regelbundet med att skriva e-postmeddelanden, med hänvisning till tydlighet, sammanfattning och hastighet som stora hinder.
Att skapa den perfekta e-postadressen för företaget behöver inte vara komplicerad, och du behöver verkligen ingen doktorsexamen i litteratur för att skriva tydliga och övertygande e-postmeddelanden. Några enkla tips och tricks kan hjälpa dig att kommunicera mer effektivt och spendera mindre tid på att göra det.
Om du inte redan har gjort det, se till att titta på vår lista över de bästa e-posttjänsterna; alla dessa tips blir enklare att implementera när du har hittat en e-postklient som är bekväm och lätt att använda.
1. Använd textformatering till din fördel.
Nästan alla moderna e-postmeddelanden skickas i HTML, vilket innebär att du kan använda formatering för att lägga betoning eller ge tydlighet. Selektiv användning av djärv, understruken och kursiv text kan förmedla vikt, brådskande och relevans.
Genom att använda formatering för att uppmärksamma nyckelbegrepp blir din e-postadress lättare att läsaoch förmedla mer information med en överblick. Med tanke på att den genomsnittliga kontorsarbetaren får mer än 80 e-postmeddelanden per dag, kommer detta att hjälpa dig att framstå som tydlig och lättförståelig.
Använd aldrig STATSBREV för att framhäva en punkt; människor tycker att det är upprörande och till och med oförskämt.
2. Lägg till hyperlänkar som ett proffs
Det är ganska bekvämt när någon nämner ett dokument eller en webbplats, och allt du behöver göra är att klicka på nyckelordet i fråga för att kolla källan själv. Hyperlänkar är ett utmärkt sätt att göra dina e-postmeddelanden mer professionella och kommer att uppskattas av dina läsare.
Det är också en annan anledning till att det är viktigt att välja ett bra e-postprogram, även om de flesta webbaserade i dag, som Gmail, klarar länkar. Medan det skiljer sig från applikation till applikation är Ctrl + K (Cmd + K för Mac) en nästan universell snabbtangent för att lägga till en hyperlänk. Om det inte fungerar, kolla bara programmets hjälpmeny för instruktioner.
3. Undvik ovanliga eller oprofessionella teckensnitt
Ja, detta inkluderar komiska sans. När du väljer ett teckensnitt för dina professionella e-postmeddelanden, håll dig till klassikerna. Arial och Calibri är till exempel båda lätta att läsa, omedelbart bekanta och väl lämpade för affärsmiljöer. Använd också samma teckensnitt hela tiden för maximal läsbarhet.
4. Ta dig tid att skapa en professionell signatur
Vissa företag kommer att ha riktlinjer för vad du ska inkludera (eller inte) i din signatur, men om inte, har du ledigt utrymme för att bygga en professionell image.
Att lägga till din företagslogotyp kan gå långt för att skapa ett polerat utseende. Moderna e-postapplikationer bör låta dig centrera din logotyp och skriva text under den eller justera logotypen till vänster, med text till höger. Hur som helst kommer dina e-postmeddelanden omedelbart att se mer professionella ut, och läsarna kommer att ha lättare att ansluta dig till ditt företag.
När det gäller en e-signatur är mindre också mer. Håll dig till grunderna: ditt namn och din position, ditt telefonnummer och, om så är lämpligt, enkla ikoner för sociala medier. Varumärken som Twitter, Facebook och Instagram har alla resursidor med ikoner som du kan lägga till i din signatur, som kommer att länka till din profil.
Alternativt finns det en mängd olika signaturgeneratorer, som WiseStamp, som hjälper dig att bygga en professionell signatur på några minuter.
5. Korrekturläsa dina e-postmeddelanden
Det här kan vara en svår vana att bygga, särskilt för oss som skriver 30 eller 40 e-postmeddelanden om dagen, men det kommer att göra en betydande skillnad i hur bra du kommunicerar. Stavningsfel, stavfel och felaktig grammatik gör att din e-post (och du i förlängningen) verkar mindre professionell.
Tveka inte att undersöka en bra grammatik och skrivhjälpmedel. Grammarly är till exempel ett webbläsartillägg som många tycker är användbart för att fånga sådana misstag. Var dock försiktig så att du inte enbart litar på automatiska skrivhjälpmedel. Du bör fortfarande korrekturläsa din e-post från början till slut.
6. Undvik fluff och fyllmedel
Liksom du har de flesta ett oändligt flöde av inkommande e-postmeddelanden. Bortsett från en enkel hälsning och en artig avslutning, håll saker så direkta och enkla som möjligt. Var särskilt uppmärksam på upprepningar, påkörningsmeningar och fyllmedel.
Att skriva ett e-postmeddelande är inte som att tala: texten förblir på skärmen, tillgänglig för dina läsare när som helst. Det finns ingen anledning att nämna något mer än en gång eller att göra flera referenser till samma produkt eller koncept.
Som diskuterat, med hjälp av formatering för betoning och hyperlänkar till referensdokument kan du förenkla din text avsevärt för en mer effektiv e-post.
Sammanfattning
Att skriva bra affärs-e-postmeddelanden bör inte vara stressande eller tidskrävande, även om det kräver övning. Dessa sex enkla tips hjälper dig att skapa e-postmeddelanden som är tydligare och lättare att läsa och förstå och ha ett mer professionellt utseende.
Att skapa professionella e-postmeddelanden med tillförsikt och i tid är en färdighet som kan läras och förbättras som alla andra. Det finns många resurser tillgängliga online, inklusive gratis e-postmallar att använda som inspiration och som kan underlätta uppgiften.
- Vi har presenterat de bästa säkra e-postleverantörerna.