Kommunikation spelar en grundläggande roll i den dagliga verksamheten i företag inom alla branscher, både internt och externt. Och telefoner är fortfarande en av de vanligaste kommunikationsmetoderna för många företag idag.
Men de senaste åren har affärstelefonerna genomgått stora förändringar. Idag använder många företag Voice over Internet Protocol-baserade telefonsystem. Sådana system tillåter företag att ringa samtal och skicka meddelanden via smartphones, surfplattor, datorer och andra internetanslutna enheter.
Att köpa ett VoIP-system för ditt företag kommer att erbjuda många fördelar jämfört med traditionella telefonlösningar. De ger större skalbarhet, kostnadsbesparingar, stöd för flera enheter, utmärkt samtalskvalitet, ökad säkerhet, imponerande användarupplevelser och många andra fördelar.
Det som också är jättebra med VoIP-system är att de har många olika funktioner, såsom automatisk skötare, vidarekoppling, samtalsinspelning, samtalsöverföring, samtalsvänt, samtalsparkering, samtalsköer, öppettider, analys, konferens, musik på vänt, SMS och mer.
Om du för närvarande letar efter ett VoIP-system av företagsklass, har du sett att det finns gott om valmöjligheter. Men hur väljer du egentligen rätt för ditt företag? Ett av de bästa sätten att säkerställa att ett VoIP-system passar bra för ditt företag är att undvika vanliga misstag, oavsett om det gör lite forskning innan du köper ett system, är oklart om dina krav eller något annat.
- Dessa är de bästa molntelefonsystemen på marknaden
Välja den första leverantören du ser
Det finns många olika VoIP-system tillgängliga på marknaden idag, och om du vill köpa ett för ditt företag och är extremt upptagen är det enkelt att välja den första leverantören du stöter på efter en snabb Google-sökning.
Men om du väljer en VoIP-leverantör utan att göra några undersökningar i förväg och överväga andra alternativ där ute, kan du sluta välja en tjänst som är olämplig för ditt företag och team.
När det gäller att hitta det bästa VoIP-systemet är det viktigt att jämföra olika leverantörer. Även om detta kommer att ta mer tid kommer du inte att skynda på ditt beslut och kommer att få den bästa VoIP-lösningen för hela din verksamhet. Genom att shoppa kan du spara pengar på premiumprenumerationer och få tillgång till ännu fler funktioner.
Misslyckas med att förstå dina användares behov och affärsbehov
Att jämföra olika leverantörer är inte den enda faktorn att tänka på när man väljer ett VoIP-system av företagsgrad. Om du inte förstår vad ditt företag och din personal behöver från en VoIP-leverantör riskerar du att slösa bort pengar och tid på att implementera ett ineffektivt system.
När du söker efter den perfekta VoIP-lösningen för företag bör du skriva ner en lista över affärs-, tekniska och användarkrav. Detta hjälper dig att se till att en potentiell leverantör passar bra in i ditt företag. Du kan till exempel notera nödvändiga VoIP-funktioner och kontrollera om dessa erbjuds av potentiella VoIP-leverantörer.
Att läsa fördjupade recensioner, fallstudier och kundutlåtanden hjälper dig också att ta reda på vilket system som bäst passar ditt företag. Vad du inte vill göra är att välja en VoIP-lösning och upptäcka att den inte är lämplig för ditt företag i framtiden.
Tar inte hänsyn till kostnader
Att inte beakta kostnaderna för ett VoIP-system är något annat att avstå från att göra när du söker efter den bästa leverantören. Många VoIP-tjänster erbjuder en rad betalda abonnemang och tillval som passar olika företag. Om du inte är klar över dessa kan du registrera dig för fel plan eller ta ytterligare avgifter längre ner på linjen.
Om du funderar på att köpa ett VoIP-system för ditt företag rekommenderar vi starkt att du ställer in en tydlig budget från början och tar hänsyn till de finansiella faktorerna för olika tjänster. Som det är fallet med alla andra typer av produkter finns det både billiga och dyra VoIP-lösningar på marknaden. Genom att vara tydlig om hur mycket du är villig att spendera på ett VoIP-system kan du hitta en tjänst som matchar din budget.
De flesta leverantörer har en tydlig genomgång av priserna på sina webbplatser, vilket definitivt är värt att läsa. Men du bör också kunna diskutera din budget och kostnaderna för ett VoIP-system genom att prata med kundtjänstteam.
Ignorerar säkerhetseffekter
Eftersom VoIP-telefonlösningar körs på internet finns det alltid en risk att cyberbrottslingar kan hacka ditt system för att avlyssna telefonsamtal och stjäla värdefull företagsinformation. Som ett resultat är det ytterst viktigt att du överväger säkerhetsriskerna för VoIP-system och ser till att din valda leverantör mildrar dessa hot.
Till exempel bör du välja ett VoIP-system som ger stark kryptering, multifaktorautentisering, en strikt användarpolicy, en rad säkra protokoll och andra säkerhetsfunktioner. Om du är osäker på hur en leverantör hanterar användarsäkerhet och integritet är det värt att prata med deras kundtjänstteam.
Att köpa ett icke-skalbart system
Om du vill implementera ett VoIP-system i en snabbväxande verksamhet, är det sista du vill göra att välja en icke-skalbar lösning som inte passar ditt företags behov i en avlägsen framtid.
När ditt företag fortsätter att växa behöver du utan tvekan skapa nya linjer över hela världen, lägga till nya anställda i ditt telefonsystem, få tillgång till nya funktioner och tillägg med mera. De bästa affärs VoIP-systemen gör det enkelt och snabbt att göra dessa saker över tiden.
Välja en icke-ansedd eller gratis leverantör
En annan sak att undvika när man väljer ett VoIP-system gäller för icke-ansedda eller gratis leverantörer. Medan det att välja en gratis leverantör låter som ett bra sätt att spara pengar på ett VoIP-system kan du uppleva säkerhetsproblem, dålig prestanda, ingen kundsupport, svåranvänd programvara och andra problem.
Det bästa sättet att säkerställa att du får ut mesta möjliga av ett VoIP-system är att välja ett av de bästa systemen på marknaden. Våra favorit VoIP-tjänster 2022-2023 är RingCentral Office, Ooma Office, GoToConnect, Dialpad, AT&T Business, 8x8 X Series, Microsoft 365 Business Voice, Grasshopper, 1-VOIP och Phone.com.
Väljer ett icke-användarvänligt VoIP-system
Utan att undersöka de bästa VoIP-systemen för företag kan du eventuellt få ett system som är svårt att installera och använda. Detta kommer att orsaka många problem för ditt företag, som att behöva utbilda personal i hur man använder ett komplicerat VoIP-system, anställda väljer att använda andra kommunikationsmetoder om ett system inte är användarvänligt och i slutändan byta leverantör längre ner på linjen.
Ett bra sätt att kontrollera att ett system erbjuder bra användbarhet är att läsa recensioner och kundutlåtanden. Men med de allra flesta VoIP-system som erbjuder gratis test och demos, kan du till och med prova ett system innan du förbinder dig till en betald prenumeration. Så du vet om det är lätt att använda eller inte.
- Vi har också presenterat de bästa PBX-telefonsystemen