Smartsheet är inte din typiska projektledningsplattform. Istället är det ett Excel-liknande kalkylprogram som möjliggör komplicerade datavisningar. Medan plattformen kan låsa upp massor av flexibilitet för ditt företag, krävs det en chef som verkligen älskar kalkylark för att få ut mesta möjliga av denna programvara. Smartsheet är inte särskilt lätt att använda, och det saknar den intuitiva designen hos många av sina dedikerade projektledarkonkurrenter.
Planer och priser
Smartsheet har två plannivåer för små företag och två anpassade planalternativ för medelstora och stora företag.
Den individuella planen kostar $ 19 per användare per månad eller $ 168 per användare och år om den betalas årligen. Detta inkluderar mycket av Smartsheets funktionalitet, men utelämnar särskilt möjligheten att spåra framsteg och hantera användare över ett team.
Affärsplanen kostar $ 32 per användare och månad eller $ 300 per användare och år om den betalas årligen. Detta lägger till i aktivitetsloggfunktionen, grupphantering, anpassade instrumentpaneler och rapportering. Observera att affärsplanen kräver att du köper minst tre licenser.
Enterprise- och Premier-planer är utformade för större företag som behöver avancerade administrations- och användarhanteringsfunktioner. Premier-planen innehåller flera premium-Smartsheet-appar samt stöd för integrering med Salesforce och Microsoft Dynamics. Du måste kontakta Smartsheet för att få prisinformation för dessa planer.
Funktioner
Smartsheet har mycket mer likhet med Microsoft Excel i dess funktioner och gränssnitt än med de flesta dedikerade projektledningsverktyg. Du kan göra nästan vad som helst med Smartsheet som du gör med ett traditionellt kalkylblad, inklusive spårning av kostnader och budgetar och skapande av formulär. Huvudskillnaden är att Smartsheet erbjuder mallar och ett stort utbud av formateringsverktyg för att få plattformen att fungera bättre för en företagsinställning.
Smartsheet låter dig till exempel skapa rullgardinsmenyer i celler så att du snabbt kan komma åt kontakter, kalenderhändelser, teammedlemmar eller aktiva uppgifter. Med hjälp av flera rullgardinsmenyer kan du snabbt och enkelt skapa en checklista över uppgifter för ett projekt, tilldela teammedlemmar till varje uppgift och ställa in tidsfrister. Fördelen med Smartsheet jämfört med andra projekthanteringsplattformar är att du i princip har obegränsad potential för att lägga till anpassade fält till varje uppgift.
Det som är trevligt med Smartsheet för uppgiftshantering är att du kan dra uppgifter runt i dina kalkylblad. Så du kan skapa en hierarki av underuppgifter eller flytta objekt till en "Klar" -kolumn beroende på hur du föredrar att organisera ditt arbetsflöde. Dessutom låter programvaran dig enkelt definiera villkorlig formatering, så att du till exempel kan markera alla uppgifter med en deadline under de kommande två veckorna.
Det andra sättet som Smartsheet kan vara till stor hjälp är om du använder det för att skapa hybridkalkylark. Smartsheet har mallar för projektbudgettering, utgifter och tidsspårning. Du kan bygga vidare på dessa mallar för att se vilka teammedlemmar som tilldelas vilket projekt inom ett utgiftsblad. Eller integrera en kostnadsrapport direkt i ett kalkylark för projektets tidslinje.
Arbetsflödesautomatisering
En av de snygga funktionerna som Smartsheet erbjuder är arbetsflöden, som gör att du kan automatisera några av dina kalkylblad. I synnerhet med arbetsflöden kan du använda data för att utlösa ytterligare händelser i dina ark. Så du kan få nya användare automatiskt tilldelade till ett projekt när en viss uppgift markeras som slutförda eller utlösa e-postvarningar när en viss milstolpe eller utgiftsgräns uppnås.
Appintegration
Smartsheet har en enorm kapacitet för att integrera ytterligare programvara. Som du hoppas fungerar plattformen ur lådan med de flesta stora molnlagringsleverantörer och Google Apps. Det finns också en marknadsplats för Smartsheet-appar där du hittar nya kalkylarkmallar, integrationer med ett klick och premiumtillägg. Om du inte hittar en integration du behöver kan du komma åt Smartsheets API för att utveckla nya funktioner.
Gränssnitt och används
Det borde bli lite överraskande att Smartsheet inte är det enklaste verktyg för projektledning i världen, det är trots allt helt beroende av kalkylark. Om du är en Excel-whiz blir Smartsheets betydligt lättare att lära sig än om du vanligtvis undviker kalkylark så mycket som möjligt. Det finns dock vissa skillnader i formler och menylayouter, så programvaran kräver en inlärningskurva för nästan alla.
När du börjar måste du ta reda på vilka mallar som fungerar för ditt företag. Plattformens mallar är kategoriserade efter affärsområde (t.ex. projektledning, försäljning, marknadsföring, IT, etc.). Men det finns också fler mallar att utforska i Smartsheet app store.
Smartsheet har också några brister efter att du har kommit in i programvaran. En viktig är att det inte finns något enkelt sätt för medarbetare att se vem som arbetar med vilket dokument. Så om du arbetar i ett team måste du tänka på en strategi för att undvika att skriva över ett enda kalkylblad för uppgiftshantering.
Dessutom, även om Smartsheet är en molnbaserad programvara, saknar den en kontinuerlig automatisk spara-funktion. Plattformen kommer att spara ditt arbete i intervaller, men om du vill att en förändring ska överföras direkt till kollaboratörer i ett kalkylblad måste du faktiskt trycka på knappen "Spara".
Stöd
Smartsheet har ett massivt bibliotek med videohandledning för att hjälpa dig få tag i programvaran. Det finns också massor av online-dokumentation för att lösa de vanligaste problemen.
Smartsheet är dock lätt på direkt kundsupport. Du kan bara kontakta företaget via ett e-poststödsystem, så det kan ta en hel arbetsdag eller mer att få svar på eventuella frågor.
Tävlingen
Smartsheet liknar mest AirTable, som också använder avancerade kalkylark för att organisera projekt och alla andra aspekter av ditt företag. AirTable är lite billigare och erbjuder ett mer användarvänligt gränssnitt, men det saknar djupet av funktionalitet som Smartsheet erbjuder. I synnerhet har AirTable inga verktyg för automatisering av arbetsflöden, och det är mycket svårare att skapa hybridkalkylark.
Slutlig dom
Smartsheet är ett mycket avancerat kalkylarkverktyg, även om det är långt ifrån den enklaste programvaran att använda om allt du vill är projektledning. Om du kan komma över den branta inlärningskurvan är Smartsheet tillräckligt mångsidigt för att skapa hybrid, korsdatakalkylark och möjliggör automatiserade arbetsflöden. Plattformen saknar dock fortfarande några grundläggande samarbetsfunktioner som automatisk uppdatering över molnet.
- Du kan anmäla dig till Smartsheet här
