De flesta företag och privatpersoner som skapar och samarbetar online med hjälp av dokument, kalkylark och presentationer känner till Microsoft Office, men många människor är fortfarande omedvetna om de många tidsbesparande funktionerna som är inbyggda i denna kraftfulla kontorssvit.
I den här artikeln tittar vi på 18 tidsbesparande tips som hjälper dig och dina anställda att få ut det mesta av Microsoft Office-paketet, oavsett om du använder Microsoft 365 eller Microsoft Office 2022-2023. Dina dokument, kalkylblad och presentationer kommer att se bra ut, och du får dem gjort på halva tiden.
De här dolda funktionerna används ordentligt för att öka anställdas produktivitet, hjälpa dig att spara tid och pengar och ge dem en trevligare arbetsupplevelse.
Om du letar efter ett billigare sätt att skapa rika dokument, kraftfulla kalkylark och engagerande presentationer, kolla in vår lista över gratis kontorsprogramvara.
Hur du får ut det mesta av Microsoft Office: Förberedelse
Nya funktioner läggs till i Microsoft Office hela tiden, så se till att du har den mest uppdaterade versionen av programvaran. Om du har en Microsoft 365-prenumeration kan du uppdatera dina appar från Microsoft Autoupdate-appen eller helt enkelt låta dem uppdateras automatiskt. Annars, om du har köpt en fristående version av Microsoft Office, var bara medveten om att du kan behöva uppgradera för att komma åt några av funktionerna nedan.
Tips 1: Spara automatiskt ändringar med OneDrive
OneDrive är Microsoft Office molntjänst och den är tillgänglig oavsett om du har en Microsoft 365-prenumeration eller inte. OneDrive låter dig inte bara komma åt alla dina filer var som helst och när som helst, du kan också ansluta OneDrive till din Microsoft Office-programvara för att dra nytta av autospara-funktionen.
När det är aktiverat uppdateras ändringarna till molnet i realtid. Dessutom lagrar OneDrive flera versioner av dina dokument så att du enkelt kan jämföra och rulla tillbaka till en tidigare version efter behov. Alla som någonsin har tappat en timmes arbete på grund av datorfel eller strömavbrott vet vilken tidsbesparing den här funktionen är. För att hitta äldre versioner i Microsoft 365, klicka på Arkiv> Info> Versionshistorik.
Tips 2: Lär dig hela genvägar
En av de största fördelarna med Microsoft Office är hur konsekvent användarupplevelsen är i de olika apparna. Det betyder att de flesta kortkommandon fungerar på samma sätt i Word, Excel och PowerPoint. Att lära sig dessa kommandon kan påskynda produktiviteten avsevärt. Ctrl + S (⌘S) för att spara, Ctrl + P (⌘P) för att skriva ut och ännu mer dunkla kommandon som Ctrl + D (⌘D) för dialogrutan Font fungerar över sviten.
Ett bra produktivitetstips är att tillhandahålla en lista med vanliga genvägar till anställda, som kan hänvisa till det efter behov tills det blir andra natur.
Tips 3: Använd Tell Me-funktionen (Word)
Funktionen Berätta för mig (vad du vill göra) har lagts till i Microsoft Office 2016, men när du väl har lärt dig hur du använder det är det en god sken. Vill du ändra stil? Skriv "Style". Beskära ett foto? Skriv ”Beskära”. Infoga en tabell, lägg till en kommentar, ändra layout, uppdatera designen, läs text högt - nästan alla Office-funktioner kan nås snabbt och enkelt via den här menyn, medan smarta förslag gör det enkelt att hitta det du letar efter genom att skriva bara ett eller två ord.
Microsoft 365 uppdaterar dock ständigt sina funktioner, och det kanske inte finns i de nyare versionerna.
Tips 4: Dela dokument snabbt med knappen Dela
Delningsknappen finns i det övre högra hörnet av appen och kan användas för att snabbt dela ett dokument via OneDrive, e-post, AirDrop (endast Mac) och andra tjänster från tredje part. Istället för att öppna din e-postklient, leta efter en fil ("Var sparade jag det här igen?"), Klicka bara på knappen Dela och välj dina mottagare.
Tips 5: Sök & ersätt
Om du behöver ändra ett ord eller en grupp ord genom ett helt dokument kan du göra det snabbt med funktionen Sök & ersätt. Tryck bara på Ctrl + Skift + H (⌘⇧H), så hittar du dialogrutan Sök och ersätt. Skriv in texten du vill ändra i Sök-rutan, ersättaren i Ersätt-rutan och tryck på Ersätt-knappen. Office söker i dokumentet och gör ändringar efter behov.
Du kan också ersätta med ingenting (lämna fältet Ersätt tomt) för att ta bort flera instanser av ett ord.
Tips 6: Avancerat Sök & ersätt
Det finns mer i det här kraftfulla verktyget än vad som syns. Genom att klicka på knappen längst ner till vänster i dialogen kan du komma åt avancerade funktioner för att omedelbart ändra typsnitt, styckeinställningar och mer, för all text du behöver.
Till exempel kan du hitta alla djärv text och gör teckensnittet rött, eller välj all text på ett specifikt språk och gör den kursiv. Använd detta när du behöver för att göra breda ändringar i specifika textstilar.
Tips 7: Justera och använd stilar för snygga dokument
Det är förvånande hur många människor använder Microsoft Office dagligen men ändå inte utnyttjar Styles för att effektivisera sina dokument och påskynda skrivningen. Stilar kan hittas på fliken Hem och gör det möjligt för dig att tillämpa förutbestämda teckensnittsinställningar direkt. Du kan också ändra dessa stilar för att matcha dina behov och dokument. Stilar uppdateras automatiskt också när du byter tema, vilket gör det enkelt att ändra hela dokumentets utseende på ett ögonblick.
Tips 8: Kopiera och klistra in flera objekt med Spike
Med de här praktiska funktionerna kan du kopiera flera objekt och klistra in dem på en gång. Välj bara det första blocket med text, tryck Ctrl + F3 eller ⌘F3 och fortsätt sedan till nästa. Varje gång du trycker på Ctrl eller Command + F3 lagras texten och så vidare. När du är redo att klistra in allt skriver du Ctrl + Skift + F3 eller ⌘⇧F3. Du kan också skriva "spike" (små bokstäver) och trycka på Enter, så sparas texten i minnet för att användas en annan gång.
Tips 9: Kopiera och klistra in formatering
Effektivisera formateringen snabbt över textblock genom att trycka på Ctrl + Skift + C (⌘⇧C) för att kopiera formatering (typsnitt och styckeformat, färger, justering etc.) och Ctrl + Skift + V (⌘⇧V) för att klistra in formatering till markerad text.
Tips 10: Anpassa dina Office-band
Om du ofta letar efter vissa funktioner i menyer eller utökare, tveka inte att lägga till dem fram och i mitt band. Du kan göra detta under Inställningar> menyfliksområdet eller genom att gå till Arkiv> Alternativ> Anpassa menyfliksområdet. Du kan bli förvånad över det stora utbudet av funktioner du kan lägga till i bandet för snabb åtkomst. Du kan också dölja menyfliksområdet för att få mer utrymme genom att klicka en gång på vilken flik som är öppen, gå till Visa> menyfliksområdet eller skriva Ctrl + F1 (⌥⇧R).
Tips 11: Trippelklicka för att välja ett stycke
De flesta vet att du kan dubbelklicka på ett ord för att välja det. Du kan också trippelklicka på ett ord för att välja hela stycket, vilket är mycket praktiskt för att flytta runt stora bitar av text när du redigerar.
Tips 12: Justera automatisk korrigering så att den passar dig
Det är ett vanligt klagomål att Microsoft Office ändrar text när du skriver, även om du är säker på vad du menar. Du kan justera dessa inställningar under Verktyg> Alternativ för automatisk korrigering. Du kan ta bort allt som stör dig eller lägga till ord som du ofta skriver fel. Du kan till och med lägga till symboler, som att ersätta (c) med ©.
Tips 13: Jämför dokument sida vid sida (endast Windows)
Naturligtvis kan du bara öppna separata fönster och placera dem sida vid sida, men Microsoft Office's Side-by-Side-funktion går ett steg längre med synkroniserad rullning, vilket är en enorm tidsbesparing när man jämför och redigerar versioner av långa dokument.
Tips 14: Visa två olika delar av samma dokument med delad vy
Detta är ett fantastiskt verktyg när du behöver göra ändringar i en del av ett dokument medan du refererar till ett annat avsnitt (till exempel när du skriver en introduktion eller slutsats). Gå helt enkelt till menyfliken Visa och välj delad vy. Du kan bläddra till olika sektioner i varje fönster oberoende och göra ändringar i någon av dem.
Tips 15: Kopiera och klistra in som ett proffs
Nästan alla vet hur man kopierar och klistrar in ett textblock, men visste du att du snabbt kan klistra in text utan formatering eller som en bild eller PDF direkt i ditt dokument? Skriv bara Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) så får du en dialog med alternativ.
I Word kan du använda den här dialogen för att klistra in text utan formatering. I Excel kan du bara klistra in värden, formatering eller kommentarer, allt utom kanter, och till och med lägga till, subtrahera, multiplicera och dela summor i farten.
Tips 16: Anpassa din snabbmeny
Du kan lägga till funktioner som du använder ofta i verktygsfältet Snabbåtkomst i valfri apps genvägsmeny högst upp i dokumentet. Som standard ser du kommandon som Spara, Skriv ut och Ångra, men du kan lägga till nästan vad som helst här. Klicka bara på pilen till höger för att lägga till kommandon när du behöver dem.
Tips 17: Sammanfoga former (Powerpoint)
Du kan kombinera olika enkla former för att göra mer komplexa som kommer att se bra ut i dina presentationer, och du behöver inte ett snyggt verktyg som Illustrator för att göra det. Välj bara de former du vill slå samman och klicka på Slå samman former på fliken Format. Dessa sammanslagna former kan kopieras och klistras in i andra appar, som Word.
Tips 18: Använd villkorlig formatering för att dynamiskt formatera celler (Excel)
Villkorlig formatering låter dig använda stilar på specifika celler baserat på deras värde eller innehåll. Du kan till exempel göra varje positivt värde grönt och varje negativt värde rött. Välj bara de celler du vill formatera och använd sedan fliken Villkorlig formatering i menyfliksområdet Hem. Det finns många förinställningar, eller så kan du definiera dina egna regler och ekvationer.
Sammanfattning
Microsoft Office är en av de bästa kontorssviterna som finns tillgängliga, med massor av kraftfulla alternativ för att effektivisera dina anställdas arbete och öka produktiviteten. Uppmuntra teammedlemmarna att utforska programvaran och att aktivt dela med sig av tips och tricks. Det är inte bara roligt och spännande att upptäcka nya funktioner, men det gör samarbetet mycket enklare och gör det möjligt för anställda att göra mer på kortare tid, samtidigt som de arbetar bekvämare.
- Vi har presenterat de bästa Microsoft Office-erbjudanden.